Introdução
Qual a importância de um Programa de Compliance? Como o Programa pode mitigar riscos e trazer vantagem competitiva para o negócio? Quais fatores devem ser considerados na sua implementação?
Leia o artigo e entenda como estruturar um bom Programa de Compliance na sua empresa.
O que é Compliance e qual a sua importância?
O termo “compliance” tem origem no verbo inglês “to comply”. Significa “obedecer”, “cumprir” ou “estar em conformidade” com determinada regra ou legislação. No âmbito corporativo implica em um conjunto de regras ou mecanismos internos para fazer cumprir as leis dentro de uma empresa. Esse conjunto de regras e mecanismos auxilia as empresas e instituições a detectar, facilmente, desvios ou irregularidades nos processos de todas as suas áreas.
Ao longo dos últimos 20 anos, várias organizações públicas e privadas de todo o mundo passaram a adotar o compliance para mitigar riscos, evitar perdas financeiras e processos judiciais ou administrativos, oferecendo uma imagem positiva e transparente perante sócios, acionistas e à sociedade de maneira geral.
No Brasil, a lei 12.846/2013 (“Lei Anticorrupção”) e seu Decreto 8.420/2015 foram inspirados em documentos internacionais como o “FCPA” (EUA), “UK Bribery Act”, bem como nas recomendações da Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Econômico (OCDE).
A Lei Anticorrupção foi o grande marco para disseminação dos Programas de Compliance nas empresas brasileiras, trazendo importantes mudanças, como as que citamos a seguir:
- Responsabilidade objetiva para a empresa envolvida nas condutas previstas de corrupção, ou seja, se comprovado o ato, ainda que não exista conduta “negligente, imprudente ou imperita” da pessoa jurídica, ela será considerada responsável juridicamente;
- A empresa poderá ser punida por uma conduta ilegal praticada por seus administradores, empregados ou representantes que causem prejuízo ao patrimônio público nacional ou estrangeiro;
- Diminuição da penalidade aplicada se a empresa demonstrar a existência de um Programa de Compliance, contendo controles internos, Código de Ética, mecanismos para evitar atos de improbidade, auditorias regulares e mecanismos de incentivo a denúncias.
Assim, as empresas que possuem um efetivo Programa de Compliance são beneficiadas com penas mais brandas, caso sejam envolvidas em atos de corrupção. Além de evitar a aplicação de penalidades severas, o Programa de Compliance cria uma vantagem competitiva, fortalece a reputação e a marca no mercado, facilitando o recebimento de investimentos pela empresa.
Pilares de um bom Programa de Compliance
É reconhecido internacionalmente que a implementação de Programas de Compliance passa pelo atendimento de alguns critérios mínimos. Neste sentido, as ações abaixo são sugeridas para qualquer empresa que queira iniciar um bom programa de compliance:
- Designação de um Compliance Officer;
- Instituição de um Código de Ética e Políticas Internas necessárias à empresa, como, por exemplo, Política Anticorrupção; Política de combate à Lavagem de Dinheiro; Política de Compras; Política de Relacionamento com Terceiros, etc.;
- Fornecimento de treinamentos periódicos sobre o Código de Ética e Políticas;
- Promoção de canais efetivos de comunicação, incluindo um Canal de Denúncias para o reporte de violações;
- Estabelecimento de mecanismos de auditoria, investigação e monitoramento interno;
- Realização de Campanhas educativas periódicas sobre temas sensíveis à empresa;
- Aplicação de medidas disciplinares apropriadas às eventuais violações.
A instituição de um Código de Ética é o cerne de qualquer Programa de Compliance e seu elemento principal. Nele deverão estar dispostos os valores da companhia e os padrões de conduta aceitáveis e esperados dos empregados.
Por meio de uma linguagem clara e concisa, o Código de Ética deverá trazer “situações problema” e cenários comuns enfrentados pelos empregados no seu dia-a-dia. As regras ou “políticas” contidas nos Códigos de Ética, geralmente, abordam questões comuns, tais como:
- “Leis de Concorrência/Antitruste”: visam instruir os empregados a terem cuidado especial quando na presença de concorrentes, não devendo discutir em hipótese alguma sua participação no mercado, sua estratégia de negócios, descontos, preços, entre outras práticas que possam acarretar violações das leis de defesa da concorrência;
- “Informações Confidenciais e Eletrônicas”: dispõem sobre o uso adequado das informações da companhia, prevendo que os empregados devem evitar o mal-uso das mesmas, incluindo a revelação não autorizada ou destruição inadequada, sempre observando os direitos autorais e de propriedade intelectual;
- “Conflitos de Interesse”: instrui a atuação dos empregados para que esta não conflite com os interesses da empresa. Isso inclui abster-se de competir direta ou indiretamente com a empresa e pode se dar quando um empregado presta consultoria a um cliente ou fornecedor de seu empregador, ou ainda, a um concorrente.
- “Brindes e Entretenimento”: instrui empregados a não receberem certos brindes de clientes e/ou agentes públicos. Não são todos os brindes que os empregados devem aceitar. Isso porque alguns brindes podem indicar a intenção de influenciar sua decisão para favorecer a empresa ou agente público que está oferecendo o presente. Geralmente, um brinde muito caro ou dado para uso exclusivo de um empregado tem a intenção de influenciar sua decisão para o oferecimento de um desconto fora das margens previstas ou, para facilitar a assinatura de um contrato, por exemplo. Em regra, as empresas estipulam um valor máximo para o recebimento de brindes e vouchers de entretenimento, a fim de evitar o recebimento de itens “não promocionais” e que possam implicar em favorecimentos indevidos.
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Compliance Corporativo: o que não pode faltar no Código de Ética da sua empresa?
Estruturando seu Programa de Compliance
É evidente que a mera instituição de uma regra, seja qual for, por si só não assegura o compliance de empregados e altos executivos em relação à lei. A grande questão é: como fazer com que as pessoas queiram seguir as regras de um Programa de Compliance?
Neste ponto, é necessário falar de ética e cultura organizacional. Isso porque, de nada adianta a qualquer companhia, estabelecer um Programa de Compliance sem o correto endereçamento das questões culturais que impactam o desejo e a habilidade de seus empregados em seguirem essas regras.
A cultura pode ter um impacto maior do que os Programas de Compliance formais. Por isso, algumas empresas elaboram uma série de políticas que insculpem os valores da organização, a fim de demonstrar sua “cultura” para os empregados. Economistas como Dan Ariely indicam que nosso senso de honestidade é parcialmente determinado pelo contexto ambiental e pela nossa cultura:
“Pergunte a um grupo de empregados se eles devolveriam R$ 10 que vieram a mais no troco por um almoço, dados por um garçom esforçado num restaurante simples. A vasta maioria das pessoas responderiam que sim. Eles têm empatia para com as pressões sob as quais o garçom está e sabem que os R$ 10 seriam descontados de seu salário. Agora pergunte ao mesmo grupo se devolveriam o mesmo valor se tivesse vindo por engano de sua operadora de telefone, energia, televisão a cabo, etc. A grande maioria diria que não e as razões usuais para isso incluem: ‘eu fui logrado tantas vezes que esta é uma compensação pequena para todas as injustiças pelas quais já passei’, ou ‘me custaria mais de R$ 10 em tempo para reportar o engano'”.
Neste exemplo, que grande parte das pessoas não pensa que está fazendo algo “errado”: sua percepção ou senso de honestidade está nitidamente influenciada por fatores culturais. Isso é completamente aplicável ao contexto das organizações. A maior ou menor efetividade dos Programas de Compliance passa pela cultura organizacional.
A cultura tem papel fundamental em formar as percepções dos empregados no dia-a-dia com relação aos padrões de conduta da empresa. Por isso, ao estruturar seu Programa de Compliance, algumas importantes questões devem ser consideradas, incluindo:
- Qual a cultura organizacional desta empresa? A organização já enfrentou problemas de desvio de conduta e/ou corrupção?
- A empresa tem contato contínuo com agentes públicos e participa de editais de licitação com frequência?
- Quais são os principais valores éticos da empresa que devem constar em seu Código de Ética e Políticas?
- Quais são os pontos fortes e fragilidades da empresa no cumprimento de normas internas?
Feita essa avaliação, é importante observar que o Código de Ética e as Políticas internas são fundamentais para orientar a atuação dos empregados em seu dia-a-dia. Porém, mais importante do que isso é manter um canal de comunicação aberto, cientificando os empregados do seu dever denunciar qualquer atitude confirmada ou suspeita que viole o Código de Ética.
Neste sentido, as omissões também devem ser punidas, pois é dever de todos informar quaisquer problemas e riscos. Essa denúncia deverá ser feita de modo identificado ou anônimo, por meio de uma “hotline” ou de canais na internet.
Por fim, é necessário dar visibilidade das penalidades aplicáveis aos descumprimentos do Código de Ética da empresa.
Essas penalidades podem envolver, exemplificativamente: (i) advertência; (ii) suspensão do contrato de trabalho; (iii) rescisão contratual com ou sem justa causa; (iv) ação indenizatória e/ou criminal, entre outros. As condutas violadoras devem ser investigadas por um comitê interno liderado pela figura do Compliance Officer que, após apuração dos fatos, deliberará sobre a medida disciplinar aplicável.
Como garantir efetividade para um Programa de Compliance?
Em síntese, é possível observar que um Programa de Compliance efetivo deve ter aderência às operações da empresa e deve compreender sua cultura interna, a fim de modificá-la no que for necessário.
Para que esse propósito tenha sucesso dentro da empresa, a Diretoria, o Conselho e seus altos executivos devem atuar dando o exemplo e engajando os demais a respeitarem o Programa. Essa iniciativa intitulada de “tone at the top” é fundamental para a credibilidade do programa perante colaboradores e terceiros.
Finalmente, é necessário dizer que um bom Programa de Compliance pode evitar diversos problemas jurídicos e não apenas aqueles afetos ao universo da corrupção.
O maior controle e orientação sobre a conduta dos empregados têm reflexos diretos no relacionamento com clientes e consumidores, bem como mitiga diversos riscos trabalhistas.
“Não há jeito certo de fazer a coisa errada”. Essa é a mensagem principal de qualquer bom Programa de Compliance, a qual deve ser acompanhada pelo exemplo, pelos controles internos e pelo hábito da reflexão diária sobre nossa prática de negócios.
FONTES:
Society Of Corporate Compliance and Ethics. The Complete Compliance and Ethics Manual. Second Edition. Minneapolis. US. 2013.
ARIELY, Dan. The Dishonesty of Honest People: A Theory of Self-Concept Maintenance. Journal of Marketing Research XLV (2008): 633-644.
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