Os desafios da Gestão Fiscal com a transformação digital

Entender que a transformação digital é um “caminho sem volta” e que a máquina é uma grande aliada em resolver desafios operacionais em escala é o primeiro passo.
Mariana Dias
Mariana Dias
Tax Manager - Direct Tax and Internacial Tax| Arcos Dourados

Introdução

O desenvolvimento tecnológico está presente no dia a dia de todas as pessoas e em todas as áreas do conhecimento.

Transformação Digital: Desafios na Gestão Fiscal

Nos últimos anos, seu crescimento ganhou proporção e rapidez inimagináveis pelas gerações passadas. Trata-se de uma transformação no agir, pensar e nas atividades cotidianas e, não seria diferente, no ambiente de trabalho. A necessidade de adaptação dos indivíduos ao novo mundo é inevitável.

Transformação digital no ambiente de tax

No ambiente de tax o cenário não é diferente, e entender que a transformação digital é um “caminho sem volta” e que a máquina é uma grande aliada em resolver desafios operacionais em escala é o primeiro passo.

O segundo, é saber analisar todo o fluxo departamental e identificar quais os grandes desafios operacionais da área. E, por último, é entender que as equipes multimilenares precisarão estar preparadas com profissionais capacitados e especializados tanto para o conhecimento fiscal quanto para os a adaptação dos sistemas.

O departamento de Tax é conhecido por lidar com volumetrias imensas de entrada e saída de documentos fiscais, e com um operacional humano considerável dentro do departamento de finanças. Ter pessoas suficientes para poder processar o livro fiscal, livro contábil, e analisar os dados gerados para o recolhimento correto dos tributos e, ao mesmo tempo garantir o compliance da área perante as diferentes auditorias foi, por muito tempo, o foco do gestor fiscal.

Novos desafios do líder tributário

Com os novos tempos o foco do líder tributário deve ser alterado para buscar formas de agilizar os processos dos trabalhos repetitivos. Um dos aliados é automatização de processos recorrentes, o outro e a adaptação dos seus profissionais ao mundo em que a atividade humana se restringirá ao “pensar fora da caixa”. 

Ou seja, o dia a dia funcional deve ser substituído por robôs e inteligência artificial e o homem se tornará um alicerce de conhecimento de análises técnicas de legislações, jurisprudências, informações contábeis e de tecnologia da informação.

Neste processo, entender o fluxo departamental para identificação dos gargalos é essencial. Acompanhar as melhores tecnologias do mercado nacional, adequar o tamanho de “espaço” de bancos de dados de acordo com a volumetria da empresa e entender as limitações dos ERPs internacionais no cenário tributário adverso do Brasil é o start para o processo de digitalização consistente. 

O fluxo do departamento se inicia no recebimento dos documentos e na integralização deles dentro do ERP contábil, e posteriormente, nas obrigações acessórias reportados aos órgãos governamentais. É fato que, digitar milhões de documentos de forma manual é desumano e o início do processo é o maior obstáculo existente atualmente em empresas de grande porte.

Gestão Fiscal e Transformação Digital

Um aliado ao processo de digitalização é o próprio governo brasileiro, que é considerado um dos mais digitalizados na área fiscal no mundo. E, exige que a transformação seja realizada de forma forçada nas empresas por meio da sua própria evolução sistêmica. As empresas atualmente partem do fato que as NFs de mercadorias são obrigatoriamente emitidas e validadas via web pela SEFAZ em formato XML; e que este processo é obrigatoriamente automático no momento de cada venda realizada.

E de outro lado, o governo federal exige que todas as informações tributárias sejam reportadas no mesmo formato (XML) com o sistema Sped. Um sistema inteligente que consegue analisar as informações por meio de robôs entre diversas obrigações acessórias de forma ágil e consistente.

Fica claro, que não há opção de não aderir a transformação digital. E que quanto mais tempo os líderes e empresas adiarem o processo de evolução mais tempo ficarão presos em eternas explicações e retificações exigidas pelas autoridades federais e estudais, que estão aptos a recepcionar e analisar todas as informações contábeis e fiscais em tempos recordes.

Esta transformação forçada na área fiscal trouxe diversos desafios que as empresas precisam estar prontas a resolver. Como por exemplo, ERPs standars internacionais que não são testados e padronizados para complexidade do sistema tributário brasileiro, e para adaptá-los é necessário customizá-los e interligá-los a sistemas adjacentes desenvolvidos de acordo com as imposições do país, o que gera um custo elevado dentro do departamento. 

Por último está a importância de criação das equipes multidisciplinares e especializadas para manejar de forma ágil as alterações expostas. A equipe deve possuir dois grupos, um apto a estudar e analisar cada impacto fiscal exigido pela legislação e jurisprudência com a capacidade de tradução da realidade tributária para os profissionais de tecnologia que terão que replicar as informações com inovações em códigos e campos inexistentes dentro dos programas.  E, consequentemente, a sequência operacional dos próximos passos deverá ser resumida em um “apertar de botões”.

Ou seja, o profissional da área fiscal será a cabeça pensante para as análises especializadas de dados gerados e de antecipação de estudos de jurisprudenciais e legislativos para mitigar riscos de apurações e obrigações acessórias pré preenchidas, e, por fim, buscar otimizações no recolhimento de cada tributo. A parcela operacional deverá ser substituída por ERPs e adjacentes de recepcionamentos e processamentos dos documentos fiscais com tecnologia cloud e inteligência artificial que serão adaptados e controlados por equipes de tecnologia.

Conclusão

Assim, chegamos à conclusão de que a área fiscal está em grande foco no processo de transformação digital dentro das companhias, pois possui uma grande parcela de atividades operacionais que podem ser substituídas por máquinas e, por ter a obrigatoriedade de se adequar a realidade do governo brasileiro que é extremamente digitalizado. 

Como líderes de área, precisamos preparar as equipes para que sejam as mais especializadas possíveis com os conhecimentos fiscais bem desenvolvidos e maduros. Em contrapartida, precisamos de um respaldo de profissionais de tecnologia para que o processamento de grandes volumetrias, armazenamentos e pré analises não sejam encarados como um problema durante a automatização.

 Acredito que, com o processo bem instalado, parametrizado e com as necessidades mapeadas dentro do fluxo de recebimento fiscal ágil e que seja interligado com os ERPS de contabilizações, pode facilitar a geração de livros fiscais e obrigações acessórias dentro do compliance exigido pelas auditorias. Em adicional, ganhamos com a rapidez de preenchimento e diminuição de divergências, pois sabemos que as máquinas são mais capazes de realizar atividades repetitivas de qualidade que os seres humanos. Com equipes capacitadas podemos melhorar o dia a dia da área e garantir um compliance de excelência no mundo da IA.

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