Métricas para Departamentos Jurídicos: descubra quais são as principais!
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Ana Catarina Alencar

Ana Catarina Alencar
Especialista em Direito Digital e Compliance. Mestre em Direito pela Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC). Professora no Curso de Graduação em Direito da Unisociesc/Joinville. 

Métricas para Departamentos Jurídicos: descubra quais são as principais!

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Quais são as principais métricas adotadas pelos Departamentos Jurídicos? Por que métricas são importantes para uma gestão eficiente e estratégica da área? Por onde começar com as métricas no seu departamento? Aprenda como as métricas podem ser utilizadas para demonstrar o valor do seu trabalho dentro da empresa. 

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Por que adotar métricas em departamentos jurídicos?

 “O que não pode ser medido não pode ser gerenciado”. A frase do administrador Willian Edwards Deming explica, em muito, os desafios de gestão por trás de muitos departamentos jurídicos: a falta de mensurar e compreender seu cenário interno baseado em evidências. 

Por muito tempo, a profissão do advogado não passou por avaliações quantitativas comuns ao dia a dia de outras profissões e serviços. Entretanto, essa cultura tem mudado significativamente com o crescimento da tecnologia e a necessidade de que os departamentos jurídicos assumam uma postura inovadora e estratégica na empresa. 

Iniciativas visando a eficiência em processos internos são cada vez mais urgentes e necessárias para demonstrar o valor agregado das atividades jurídicas ao negócio. Neste sentido, a pandemia da COVID-19 acelerou o processo de mudança de cultura na adoção de ferramentas para mensurar o desempenho de departamentos jurídicos. Mais do que nunca, é necessário cortar custos e aumentar a eficiência de todas as áreas da empresa sem exceções. 

Nessa nova e desafiadora era, os departamentos jurídicos precisarão defender e demonstrar o valor de seus resultados, utilizando boas métricas para fazer isso de forma fundamentada em evidências. A partir dessa avaliação, decisões mais seguras podem ser tomadas pelos departamentos e suas empresas. Antes de avaliar um determinado cenário com base na experiência prévia do gestor, sua intuição ou informações dispersas sobre o assunto, é possível adotar um novo mindset baseado em dados, evidências e informações quantitativas. 

Considerando que as funções desempenhadas pelos departamentos jurídicos são semelhantes a outras funções que podem ser mensuradas, a avaliação por métricas é altamente indicada para demonstrar a efetividade do seu trabalho a empresa. Assim, o desafio de demonstrar o valor financeiro agregado pelo departamento jurídico ao negócio é facilitado a partir da escolha das métricas aplicáveis. 

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Como escolher métricas para departamentos jurídicos?

Métricas são critérios de análise que servem para medir o desempenho das atividades, serviços e parceiros do seu departamento. Essas métricas podem ser utilizadas, posteriormente, para a construção de indicadores aplicáveis a realidade da área. 

Sem métricas, a gestão do departamento jurídico é feita com menos informações. Ela corre o risco de passar por  uma série de dificuldades, especialmente no que diz respeito à tomada de decisão, uma vez que não haverá evidências para baseá-la e orientar o gestor. 

Métricas se relacionam aos dados do seu departamento, já que se aplicam sobre eles. Por isso, é necessário se atentar para a necessidade de uma cultura Data Driven, mantendo bancos de dados minimamente estruturados a fim de extrair as informações importantes sobre tudo o que é feito na área. 

Para escolher as métricas que façam sentido ao seu departamento jurídico, algumas variáveis devem ser observadas. O porte da empresa onde você atua, o número de profissionais no departamento, o número de escritórios de advocacia que são parceiros, o valor do orçamento anual, o escopo do negócio e seus principais riscos jurídicos e operacionais. 

Feita essa análise mais genérica, é importante entender onde estão localizados os seus dados e apostar em tecnologia jurídica para monitorá-los. Atualmente, existe uma infinidade de soluções oferecidas por lawtechs e legaltechs no mercado auxiliando a gestão de dados e métricas dos departamentos jurídicos. Plataformas de gestão de processos, escritórios, contratos, entre muitas outras atividades, podem ser implementadas e customizadas às necessidades do seu departamento.

Quaisquer que sejam as métricas utilizadas pelo departamento jurídico, é preciso lembrar que elas devem ser de fácil entendimento, monitoramento e apresentação para os interessados na sua empresa. Embora todas as métricas rastreiem dados numéricos, essas informações podem ser analisadas e exibidas de várias maneiras, como em forma de gráfico ou infográfico mostrando porcentagens de um todo maior, resultados de desempenho e atividades por período. 

Além disso, é importante que a Diretoria da sua empresa esteja de acordo com as métricas adotadas, garantindo que elas atendam aos objetivos do negócio. Veja a seguir algumas das principais métricas adotadas pelos departamentos jurídicos e recomendadas por grandes consultorias internacionais, incluindo a PwC e a Thomson Reuters:

Despesas por Orçamento 

Acompanhar as despesas do seu departamento e mantê-las dentro do orçamento previsto é fundamental. Assim, rastrear, prever e controlar os gastos conforme o orçamento é um primeiro passo para demonstrar organização e eficiência.

Além disso, esse acompanhamento também serve como referência para entender quanto devem custar certos tipos de serviços ou atividades e como o departamento pode acompanhar a evolução da precificação ao longo do tempo. Essa é uma ferramenta útil para garantir que o departamento possa estimar seus custos com precisão sem extrapolar o total do orçamento, evitando quaisquer surpresas. 

Conhecer seus custos e monitora-los é essencial, entretanto, a forma de controle das despesas relativamente ao orçamento também é importante. Nesse caso, o controle manual é extremamente arriscado e deve ser evitado pelo departamento, pois favorece uma enormidade de falhas e registro de informações incorretas. 

Por isso, a utilização dos softwares jurídicos já oferecidos por lawtechs e legaltechs é o caminho mais indicado para um monitoramento eficaz das métricas relativas ao orçamento do seu departamento jurídico.  A automatização dessa métrica é essencial para garantir uma avaliação com segurança. 

Por fim, essa métrica pode ser utilizada para demonstrar como o departamento jurídico agregou valor à empresa, principalmente, se ele encerrou o ano dentro do orçamento previsto, bem como para solicitar um orçamento maior, se necessário, caso fique demonstrado o aumento na quantidade de atividades e serviços jurídicos prestados à empresa no período. 

Despesas por Tipo ou por Assunto

Entender de onde vem os principais gastos de seu departamento é o ponto principal dessa métrica. Ela tem como objetivo demonstrar gastos exagerados, aumentos imprevistos e custos não justificados dentro do seu orçamento.

Para isso, essas despesas são classificadas por “tipo de demanda” ou “assunto” nas rotinas da área, como por exemplo, gastos com contencioso, gastos com o envio e assinatura de contratos, gastos com custas judiciais, etc. 

A utilização dessa métrica pode auxiliar em uma série de análises importantes para a eficiência do departamento. Existe alguma área de atuação com despesas de grande valor em vários casos? Porquê? Como reduzir esse custo? 

Atividades por unidades de negócio ou filiais da sua empresa, onde existam “braços” do seu departamento jurídico, também podem ser mapeadas dentro da classificação por “tipo”. Essa análise pode ajudar a entender, por exemplo, se não seria mais recomendado internalizar uma determinada atividade jurídica que tem gerado muitos custos com a sua terceirização por uma determinada filial. 

É possível extrair os resultados dessa métrica em relatórios e compara-los com os gastos jurídicos de outras empresas do mesmo setor produtivo ou com estrutura semelhante. Essa comparação pode revelar problemas nas despesas de seu departamento, trazendo alertas sobre gastos muito elevados ou diferentes do padrão geral observado em empresas similares para uma mesma despesa.

Custos com Escritórios externos 

Uma das maiores despesas dos departamentos jurídicos é o gasto com escritórios de advocacia. Essa é uma boa razão para avaliar periodicamente o desempenho de todos os escritórios de advocacia externos utilizados ​​pelo seu departamento. 

Além da precificação dos serviços, que deverá caber no seu orçamento e seguir o padrão do mercado, alguns outros critérios podem ser aplicados ao avaliar os escritórios, incluindo a pontualidade na entrega dos serviços, a confiabilidade do trabalho, afastando a necessidade de revisões posteriores e a adequação no formato de entrega. 

Uma classificação de gastos por assunto também pode ser aplicada a essa métrica, de modo que as atividades dos advogados externos sejam monitoradas por área do Direito. Como a precificação por hora ou por “pacote fechado” de serviços pode variar muito dependendo do “assunto”, é recomendável que essa classificação seja feita. 

Além disso, outras métricas podem ser adotadas para mensurar os serviços prestados pelos escritórios de advocacia, a depender do tamanho do seu departamento e área de atuação, incluindo (i) o número de escritórios de advocacia utilizados por período, (ii) o tipo e o número de questões jurídicas tratadas por cada um deles, (iii) eventuais taxas ou valores imprevistos pagos a esses escritórios, (iv) escritórios que oferecem a possibilidade de negociação de honorários e precificação alternativa. 

A adoção dessa métrica com os critérios aqui já apresentados tem como objetivo demonstrar quais escritórios de advocacia externos fornecem um trabalho com valor agregado maior ao seu departamento. Isso impacta diretamente na eficiência geral da área, no seu desempenho e capacidade de resposta rápida aos vários setores da empresa.

Por isso, a utilização de métricas relativas aos escritórios de advocacia é um ponto chave que permite ao gestor alcançar três resultados principais (i) manter-se dentro do orçamento previsto, (ii) saber quais são os melhores escritórios a se contratar em cada caso, bem como (iii) prever qual o tempo de resposta média de cada um deles para os assuntos mais urgentes. 

Duração e exposição à Litígios 

Muitos gestores não sabem a quantidade de processos judiciais mantidos pela empresa, seus valores, histórico de êxito em acordos, entre outros. Entender a natureza e o impacto dos processos judiciais em sua empresa é um fator chave, uma vez que possibilita gerir muitos riscos operacionais e provocar melhorias no processo produtivo. 

É possível que se verifique em demandas consumeristas por atraso na entrega de produtos da empresa, por exemplo, que existe uma certa falha nos processos internos do departamento de logística, ou que um determinado produto apresenta inúmeras reclamações acerca de um defeito específico sobre o qual são necessárias melhorias. 

Geralmente, ações judiciais massificadas ou que aparecem com um certo padrão de repetição apontam para riscos nos processos internos da empresa. Essa exposição ao risco pode ser verificada e sinalizada pelo seu departamento jurídico, demonstrando impacto na lucratividade do negócio. 

Assim, para aplicar a métrica relativa aos litígios da empresa é importante mapear a quantidade de processos ativos, inativos, a quantidade de processos por período, a quantidade e natureza dos riscos verificados. Com o tempo, o acompanhamento desses números permite que o departamento jurídico demonstre como reduziu a exposição da empresa aos riscos e adotou estratégias para a minimização das ações judiciais recebidas.

Carga de trabalho da Equipe 

Para gerenciar o departamento e demonstrar o valor de suas atividades, é necessário conhecer o tempo gasto na execução de tarefas, desde as mais complexas como pesquisas, pareceres, petições, etc., como também aquelas que integram a rotina básica de cada advogado interno. 

Além disso, mensurar a carga de trabalho de sua equipe permite uma alocação de recursos mais eficiente no departamento, pois destaca quais áreas estão aglutinando mais horas trabalhadas, quais estão demorando ao receber atendimento, bem como o trabalho que está sendo distribuído de forma desproporcional, sobrecarregando alguns profissionais. 

Essa avaliação também pode destacar demandas que necessitam de revisão contínua ou repetitiva ou que não obedecem aos cronogramas e prazos previstos. É possível também avaliar se os profissionais certos estão sendo designados para o tipo de tarefa adequada ao nível de expertise e conhecimento técnico exigido. 

Pensando no bem-estar geral de sua equipe e como ele afeta o departamento, essa métrica também pode ser utilizada para reconhecer e recompensar funcionários de alto desempenho ou criar estratégias para melhoria do desempenho de profissionais com baixo desempenho.

Todas essas métricas servem ao melhor entendimento do negócio e do papel do departamento jurídico dentro dele. Assim, questões sobre a razão de ser e o objetivo do seu departamento ficam claras para todos os profissionais da área com base em dados concretos.

 O departamento jurídico é um setor fundamental para o êxito financeiro da empresa e por isso deve estar alinhado às suas necessidades e características. Aplicando essas métricas e monitorando resultados, seu departamento caminha de mãos dadas para o sucesso da empresa e demonstra seu impacto efetivo para o futuro do negócio.

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