Legal Ops: uma nova forma de pensar o negócio de um escritório de advocacia

Como toda empresa, um escritório de advocacia exige organização e otimização na gestão. É exatamente aí que Legal Ops se encaixa.
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Kleber Seccato
Advogado e Gerente de Legal Operations - Reis Advogados

Vivemos um período de grande transformação do mercado jurídico, nunca visto antes, especialmente pela incorporação de ferramentas tecnológicas avançadas, com potencial de aumentar exponencialmente o valor agregado da prestação dos serviços jurídicos.

Opções Jurídicas: Nova Forma de Pensar o Negócio de um Escritor

Como toda empresa, um escritório de advocacia exige organização e otimização na gestão dos negócios. Mesmo entendendo essa importância, muitos escritórios perdem totalmente o controle das suas atividades, estão completamente travados e estagnados sem saber a melhor saída para potencializar os resultados.

É exatamente nesse cenário de modernização e agilidade organizacional, que Legal Operations se encaixa.

O que é Legal Operations?

Colocando os pingos nos “Is”

Quando estamos falando de Legal Ops, estamos falando de gestão. Basicamente é um modelo de gestão legal, que visa retirar, segregar e trazer para si, todas as atividades e operações que não são inerentes a área técnica. Quando a área assume isso, ela vai buscar tornar esses processos mais eficientes.

Por exemplo, estabeleço um processo unificado de captura e disponibilização de publicações e intimações, que permita que eu receba por um único canal e distribua isso para as áreas internas. Ou seja, eu não tenho mais uma estrutura que atende o contencioso, outra que atende o trabalhista, e outra que atende o tributário. Agora eu tenho uma única estrutura que atende todas as operações do escritório. Ao eliminar departamentos isolados, obviamente obtenho um ganho significativo em eficiência.

Nesse contexto, quanto mais fortalecida for a área de Legal Ops, maior a capacidade para aprimorar o seu negócio e aumentar a competitividade.

Panorama atual e relevância de Legal Ops

Legal Ops tem se destacado fortemente nos EUA, como uma das principais iniciativas estratégicas para a maioria dos departamentos jurídicos. É o que revela o relatório publicado pela Association of Corporate Counsel (ACC), onde sete em cada dez entrevistados, elegeram a área como principal foco de desenvolvimento e investimento.

No Brasil, o movimento tem sido fomentado e difundido pela CLOB (Comunidade Legal Operations Brasil), a primeira comunidade brasileira para profissionais de Legal Operations.

Essa tendência reflete a crescente importância atribuída à eficiência operacional e à otimização da gestão dos escritórios de advocacia, indicando uma abordagem mais proativa e inovadora para enfrentar os desafios jurídicos contemporâneos.

Propósito da área de Legal Ops

Operar mais rápido, trazer mais agilidade e qualidade de entrega ao cliente

Uma área de Legal Ops sempre vai objetivar 3 balizas: eficiência, escalabilidade e sustentabilidade do negócio.

Eficiência

Buscar eficiência, combinando práticas de operações e pessoas, para potencializar o desempenho das equipes técnicas e permitir a agilidade na prestação dos serviços jurídicos em todo o escritório, observando a centralidade do cliente.

Escalabilidade

Implantar processos, rotinas e ferramentas que tornem a operação escalável, automatizando tarefas repetitivas e volumosas, o que, na prática, significa economia de recursos e expansão contínua.

Sustentabilidade do negócio

Ajudar o escritório a se transformar para enfrentar os desafios de um ambiente de negócios cada vez mais competitivo, potencializando a margem, de modo a permitir investimentos cada vez mais robustos na área de maior deficiência e atenção, seja nas pessoas, nos processos ou na tecnologia.

A principal inovação está na gestão

A cultura organizacional

Em Legal Ops (assim como em tecnologia), você pode ter muita vontade, mas uma frustação na mesma medida se a cultura não ajudar.

O modelo que muitos escritórios ainda estão estruturados, geralmente em silos organizacionais, é uma das principais barreiras para a implantação bem sucedida da área de Legal Ops.

Como gestor de escritório que pensa em implantar essa área, o primeiro passo é refletir e repensar o seu design organizacional, trazendo uma abordagem que propicie a colaboração entre os times para que todos trabalhem no mesmo objetivo.

Não é o time de Legal Ops que vai fazer a diferença, se a cultura do negócio não está voltada para permitir que a transformação aconteça. Não adianta ter as peças corretas, se o negócio não está voltado para permitir que esse time fale, que incomode.

É a cultura que embala tudo isso. Cultura é o catalisador ou o destruidor do sucesso em Legal Ops.

Competência assertiva

Claramente, não há “bala de prata” e “tamanho único”. O principal desafio é pensar em um modelo que seja aderente ao seu negócio. Criar um Legal Ops com a sua cara.

O CLOC (Corporate Legal Operations Consortium) destaca 12 competências essenciais para a área:

12 CLOC

É bastante provável que você não encontre uma única área que incorpore as 12 competências do CLOC. A matriz é apenas uma sugestão e você deve observar o que faz sentido para o seu negócio.

Como requisito mínimo, a boa prática sugere a adoção de tecnologia e processos eficientes, nas áreas de Pessoas, Processos e Tecnologia. Esses sim, são pilares indispensáveis.

O equilíbrio entre soft e hard skill

Quando olharmos para um time de Legal Ops, o equilíbrio entre soft e hard skill é essencial. Na verdade, é muito mais o comportamento, do que conhecimento, dado que você vai precisar manter relacionamentos positivos com todo o escritório, e isso te exige muito mais soft do que hard skill. Esse time é que vai desbravar as trincheiras, desbravar processos, que vai provocar as mudanças e incomodar o escritório.

Independente do segmento e do porte do escritório, precisa ser uma área dedicada e autônoma. Isso implica em entender que a área deve ser reconhecida como estratégica, uma estrutura comprovada para maximizar a eficiência e a organização do escritório, por isso não pode ser tratada como uma estrutura “comum” de suporte.

Processos, a hora da virada

Uma vez confortáveis com a mentalidade, as equipes de Legal Ops podem começar a desenvolver suas formas de trabalhar com as estruturas do escritório.

Pessoas não geram resultados em processos desestruturados. Para trabalhar de forma eficaz, as lideranças das áreas técnicas precisam estar flexíveis em se adaptar para otimizar o fluxo de trabalho do escritório como um todo. Precisam estar dispostas e demonstrarem a vontade de se desenvolverem em direção à transformação, senão você não consegue descentralizar, não consegue ter agilidade, e por consequência, não consegue inovar os seus processos.

Quando esse senso organizacional é negligenciado os projetos falham, e mesmo com boas intenções, a área de Legal Ops passa a seguir um caminho tortuoso, que leva a um distanciamento do escopo almejado, acúmulo de atividades, problemas de qualidade nas entregas e desconfiança.

Como dissemos, não existe “bala de prata”, mas um caminho possível é criar um grupo de trabalho, em squad, que será o responsável por assumir o papel de buscar o alinhamento entre as áreas envolvidas, visando definir os propósitos, prioridades e objetivos institucionais a serem alcançados. Também sugere-se que seja construída uma matriz de responsabilidades, definindo expectativas claras de cada time, proporcionando uma maior eficiência, colaboração e transparência em relação às atividades e decisões no processo.

Leia também: Legal OPS: Qual a importância de ter uma área de projetos

O uso da tecnologia

O papel de Legal Ops enquanto tecnologia, é encontrar na busca por eficiência, por escala e por sustentabilidade do negócio, ferramentas tecnológicas adequadas e que sejam aderentes ao negócio.

Mas a tecnologia vem só depois que você entender e ler muito bem os processos, ter clareza em relação ao funcionamento da sua operação. Se você não tem claro como a sua operação se desenha, a possibilidade de escolher uma ferramenta que não seja aderente é muito grande.

Escrevendo para a Harvard Business Review, Ashish Nanda e Das Narayandas descrevem, ao citar as ideias do colega Jack Gabarro, que o mercado jurídico se divide em quatro grandes produtos.

  • Commodity, escritório que trata de questões mais simples e rotineiras, geralmente contenciosas, que exigem soluções rápidas, prestando serviços econômicos e eficientes.
  • Procedure, escritório que fornece soluções sistemáticas, onde os processos são aplicados a questões complexas que exigem consideração e preocupação, e os profissionais se concentram nos detalhes em vez de se apressar em fornecer os serviços.
  • Gray Hair, escritório que trabalha com advogados altamente qualificados, reconhecidos por sua experiência e com histórico comprovado em processos anteriores da mesma natureza.
  • Rocket Science, escritório que lida com casos de alta complexidade, com uma equipe altamente estruturada cujas soluções são inovadoras e muito focadas no negócio.

Com base nessa abordagem, o impacto da tecnologia no negócio dependerá da estratégia do escritório. Quanto mais Rocket Science, menos dependência da tecnologia. Quanto mais Commodity, maior a dependência da tecnologia.

De qualquer forma, todos precisam de um padrão mínimo de tecnologia.

Por último, esteja preparado para jogar o jogo certo e não caia na armadilha de apenas possuir a designação do nome de Legal Ops, sem efetivamente praticar as atividades correspondentes.

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