Legal Operations (Legal Ops), ou Operações Legais, tem sido um tema recorrente nos departamentos e escritórios jurídicos. Responsável pela execução de demandas operacionais, ou seja, pela realização de tarefas que não são jurídicas ou legais, possui impacto direto no negócio, podendo contribuir para o seu sucesso ou fracasso.
Continue lendo este artigo para entender mais sobre o conceito de Legal Operations, sua importância para o futuro do Direito e os motivos que o transformam em uma tendência para os próximos anos.
O que é Legal Ops?
Legal Operations (Legal Ops) refere-se ao conjunto de atividades operacionais essenciais para o funcionamento de escritórios de advocacia e departamentos jurídicos, excluindo as funções estritamente legais.
Essa área permite que advogados foquem na prática jurídica, enquanto profissionais multidisciplinares gerenciam processos para garantir eficiência, controle e melhorias contínuas.
A atuação de Legal Ops abrange planejamento estratégico, gestão financeira, fornecedores, tecnologia, governança da informação, operações práticas, treinamento, gerenciamento de projetos e inteligência comercial. Sua implementação depende do nível de maturidade da organização, mas seu objetivo central é otimizar processos e aprimorar a competitividade.
Com um modelo de gestão eficiente, Legal Ops unifica processos e elimina estruturas isoladas, promovendo maior integração e resultados superiores para empresas e escritórios jurídicos.
Como surgiu o legal ops
O Legal Operations surgiu nos EUA na década de 1990, focado na gestão de risco e na redução de custos, atuando em problemas menos complexos e na gestão de advogados externos. Entre 1990 e 2000, a atuação se expandiu para questões mais complexas e regulamentadas.
De 2001 a 2019, os departamentos jurídicos passaram a ser encarados como parceiros estratégicos de negócio. Neste mesmo período, promoveu-se o uso estratégico de automações para aumentar a eficiência.
Atualmente, a comunidade global de Operações Legais busca aprimorar continuamente processos, adotando tecnologia para otimizar resultados, tendência que também se fortalece no Brasil.
Panorama atual e relevância de Legal Ops
Legal Ops continua se destacando fortemente nos EUA, como uma das principais iniciativas estratégicas para a maioria dos departamentos jurídicos. É o que revela o relatório publicado pela Association of Corporate Counsel (ACC), onde sete em cada dez entrevistados elegeram a área como principal foco de desenvolvimento e investimento.
No Brasil, o movimento tem sido fomentado e difundido pela CLOB (Comunidade Legal Operations Brasil), a primeira comunidade brasileira para profissionais de Legal Operations.
Essa tendência reflete a crescente importância atribuída à eficiência operacional e à otimização da gestão dos escritórios de advocacia, indicando uma abordagem mais proativa e inovadora para enfrentar os desafios jurídicos contemporâneos.
Assista ao vídeo abaixo, com Paulo Silva, gerente de Legal Operations do Mercado Livre, e aprofunde seus conhecimentos no tema:
Qual a diferença entre Legal Ops e Controladoria Jurídica?
Apesar de muitas vezes serem confundidas, o Legal Ops e Controladoria Jurídica são funções que atuam no setor jurídico, mas com enfoques distintos.
Legal Ops foca em otimizar a operação do departamento jurídico, buscando aumentar a eficiência por meio do uso de tecnologia, automação de processos e inovação. Ela envolve a melhoria dos fluxos de trabalho, a gestão de contratos e a utilização de dados para tomar decisões mais informadas, além de buscar soluções para reduzir custos e melhorar o desempenho geral do departamento.
Por outro lado, a Controladoria Jurídica tem um foco mais voltado para a gestão financeira do setor jurídico. Ela é responsável pelo controle do orçamento, monitoramento dos custos com honorários de advogados, serviços externos e despesas com litígios.
Além disso, a Controladoria também acompanha a execução orçamentária, realiza relatórios financeiros e ajuda a tomar decisões com base na saúde financeira do departamento jurídico.
Enquanto a Legal Ops busca melhorar a eficiência e a produtividade por meio de inovação e processos mais ágeis, a Controladoria Jurídica se concentra em controlar e administrar os recursos financeiros, garantindo que os custos estejam dentro do orçamento e alinhados com a estratégia da empresa.
CLOC: o que é, e quais são as suas 12 competências?
CLOC (Corporate Legal Operations Consortium) é uma organização global que promove as melhores práticas na operação de departamentos jurídicos corporativos. Seu objetivo é aumentar a eficiência, reduzir custos e melhorar a entrega de serviços jurídicos por meio de tecnologia, processos e inovação.
O CLOC (Corporate Legal Operations Consortium) destaca 12 competências essenciais para a área:
É bastante provável que você não encontre uma única área que incorpore as 12 competências do CLOC. A matriz é apenas uma sugestão e você deve observar o que faz sentido para o seu negócio.
Como requisito mínimo, a boa prática sugere a adoção de tecnologia e processos eficientes nas áreas de Pessoas, Processos e Tecnologia. Esses sim, são pilares indispensáveis.
Vantagens e benefícios da Legal Ops
As Operações Jurídicas trazem diversas vantagens para o dia a dia das empresas, entre elas:
Assertividade e alta performance
O sucesso de um escritório ou departamento vai muito além de suas atividades rotineiras e operacionais, sendo essencial a coexistência de diversos outros processos que garantam agilidade, inovação e maior eficiência ao ambiente jurídico.
Nesse sentido, com o Legal Operations o seu negócio passa a ser beneficiado com a automatização de tarefas que, quando são realizadas pela equipe jurídica, prejudicam sua produtividade e tiram o foco daquilo que é mais estratégico.
Na prática, o profissional da área de Legal Operations poderá ser responsável, por exemplo, pela adoção de tecnologias jurídicas que auxiliam no desempenho dos advogados que atuam diretamente em demandas legais, contribuindo para que esse tenha todo suporte para a realização de suas tarefas de forma mais ágil e assertiva.
Escalabilidade
Como consequência da maior eficiência dos processos internos e automação de tarefas operacionais, outra vantagem de contar com um departamento de Legal Operations é a possibilidade de escalar os serviços jurídicos prestados.
Com a maior agilidade na realização de tarefas jurídicas, a equipe de advogados passa a conseguir atender maior número de clientes, podendo ampliar a sua carteira sem que isso impacte negativamente a qualidade e personalização dos serviços prestados.
Redução de custos
Uma vez que tempo é dinheiro, quanto menos horas forem gastas com a realização de atividades administrativas ou que podem ser automatizadas com o uso de tecnologia, mais dinheiro é poupado do seu fluxo de caixa.
Além da economia, a redução de custos pode refletir em investimento para o seu negócio e maior retorno financeiro a médio e longo prazo.
Principais funções e responsabilidades de uma equipe de Legal Ops
O departamento de Legal Ops é liderado pelo CLOO (Chief Legal Operations Officer), cargo que não tem como pré-requisito a formação em Direito, mas que, ainda assim, a considera um grande diferencial.
Outro ponto importante é a necessária habilidade multidisciplinar deste profissional, que precisa ter uma visão sistêmica, atuando como uma liderança estratégica e harmoniosa com as demais áreas, sempre com foco no core business e no crescimento do negócio.
Nesse contexto, segundo a pesquisa anteriormente citada neste artigo, manter as tecnologias legais e a construção de processos de gestão do conhecimento são duas das principais responsabilidades do gerente de Legal Operations, com 76% e 74% de adoção, respectivamente.
Além do CLOO, temos também o especialista em projetos, que é responsável por gerenciar o escopo, o cronograma, o orçamento e a qualidade dos projetos em uma organização.
Na área de Legal OPS, isso significa que o especialista em projetos pode ajudar a coordenar as atividades jurídicas da organização, garantir que as metas e objetivos sejam alcançados dentro do prazo e orçamento, bem como garantir que as atividades jurídicas sejam realizadas com a qualidade necessária.
Como exemplo de tarefas de responsabilidade do Legal Operations, podemos citar ainda: marketing, vendas, finanças, gestão de processos e pessoas, análise de dados, dentre outras.
Leia também: Liderança na advocacia – como ser um bom líder e motivar sua equipe
Como implementar o departamento de Legal Ops?
Implementar um departamento de Legal Ops é um passo importante para melhorar a eficiência, seja ele interno, em uma empresa, ou em um escritório de advocacia. Aqui estão alguns fatores essenciais para a implementação de uma operação jurídica:
Definir claramente os objetivos e metas
Para iniciar a implementação de um Legal Ops eficaz, o primeiro passo é definir claramente os objetivos e metas que se quer alcançar. Isso pode envolver a redução de custos operacionais, o aumento da eficiência do departamento jurídico, ou até a melhoria da gestão de riscos.
Ao definir objetivos claros, fica mais fácil alinhar os processos internos e medir os resultados, garantindo que o Legal Ops esteja direcionado para as prioridades da organização. É importante entender qual problema específico você quer resolver, como otimização de tempo, redução de erros ou melhor controle de gastos, pois isso orientará todas as decisões subsequentes.
Investir em tecnologia e automação
Esse é um dos pilares centrais de qualquer estratégia de Legal Ops. A adoção de ferramentas digitais pode transformar a maneira como os processos jurídicos são realizados. A implementação de plataformas de gestão jurídica, que ajudam a organizar contratos, documentos e prazos, pode agilizar imensamente o fluxo de trabalho.
Essas ferramentas podem ser adaptadas para atender às necessidades específicas de cada departamento, como o controle de processos judiciais ou o gerenciamento de contratos. A automação de documentos, por exemplo, reduz o tempo gasto com tarefas repetitivas e aumenta a precisão.
Com sistemas que geram contratos e outros documentos automaticamente, é possível eliminar erros humanos e garantir que as partes envolvidas estejam protegidas de forma mais eficiente. Ferramentas de análise de dados, como Power BI ou Tableau, também podem ser úteis para monitorar as métricas de desempenho, permitindo que decisões estratégicas sejam tomadas com base em informações concretas e não apenas na intuição.
Gestão de Custos
A gestão de custos é um dos pontos mais críticos para a operação de um departamento jurídico, e o Legal Ops pode desempenhar um papel essencial nesse aspecto. Controlar os custos envolve não apenas o gerenciamento de honorários externos, mas também a criação de uma previsão orçamentária precisa.
É fundamental definir quanto a empresa está disposta a gastar com serviços jurídicos e como controlar esses gastos ao longo do ano. Para fazer isso de forma eficaz, é necessário ter uma visão clara dos gastos mensais e anuais, garantindo que não haja surpresas financeiras.
Além disso, a gestão de fornecedores externos é um ponto importante. Ao contratar escritórios ou advogados terceirizados, deve-se implementar processos de seleção e acompanhamento baseados em resultados claros, como o custo por hora ou a taxa de sucesso em litígios. Manter esse controle rigoroso não só ajuda a manter os custos sob controle, mas também a otimizar os recursos disponíveis.
Veja também: Guia de boas práticas para gestão de departamentos jurídicos
Gestão de pessoas e processos
Outra parte crucial de um departamento de Legal Ops bem-sucedido é a gestão de pessoas e processos. Organizar a equipe jurídica de forma estratégica envolve garantir que todos os membros da equipe possuam as habilidades necessárias para suas tarefas específicas.
Também é importante distribuir as responsabilidades de forma adequada, utilizando metodologias de gestão de projetos que assegurem que todos os prazos sejam cumpridos e que a carga de trabalho seja bem equilibrada.
Ferramentas como Asana ou Trello podem ser úteis para monitorar o progresso de cada tarefa e garantir que nada seja esquecido. Para que a equipe possa se manter atualizada, é essencial investir em treinamento contínuo, ajudando os membros a desenvolverem novas competências que aumentem a eficiência do trabalho.
Monitoramento da performance
O monitoramento da performance do departamento jurídico é outro ponto central em uma operação jurídica. Para isso, é necessário acompanhar várias métricas de desempenho que indicam como o departamento está se saindo. Por exemplo, o tempo médio necessário para resolver processos ou o custo por caso podem fornecer informações valiosas sobre onde os recursos estão sendo mais exigidos.
Além disso, acompanhar a taxa de sucesso em litígios ajuda a avaliar a eficácia da estratégia jurídica adotada. Outro aspecto importante é a satisfação dos clientes internos: as outras áreas da empresa precisam estar satisfeitas com o desempenho do departamento jurídico. Realizar pesquisas periódicas para entender como as áreas percebem o trabalho do jurídico é uma maneira eficaz de ajustar processos e identificar pontos de melhoria.
O Futuro do Legal Ops
Legal Ops não é apenas uma ferramenta, sistema ou tecnologia, mas sim um conjunto de soluções que envolve a integração de pessoas, processos e tecnologias. Embora as tecnologias desempenhem um papel fundamental, elas só serão eficazes se acompanhadas de processos bem estruturados e implementadas por profissionais qualificados e capacitados.
O mercado de lawtechs e legaltechs, que engloba tecnologias aplicadas ao setor jurídico, está projetado para crescer 9,3% na próxima década, indicando um forte movimento de transformação digital no setor.
O uso de inteligência artificial, por exemplo, tem se expandido e se tornado cada vez mais relevante, com aplicações como análises preditivas, estudos jurimétricos e business intelligence, que enriquecem dados e informações essenciais para apoiar a estratégia dos negócios.
A transformação das operações jurídicas por meio da tecnologia está criando um novo paradigma: equipes mais enxutas, operações mais eficientes e um modelo que se aproxima de um modelo de prestação de serviços autônomos. Já é uma realidade em outras áreas como recursos humanos, finanças e contabilidade, onde o outsourcing e BPO têm sido utilizados para gerar mais qualificação com menor custo.
No setor jurídico, essa abordagem também permite melhorar a gestão das operações, seja em departamentos jurídicos ou em escritórios de advocacia, sem comprometer a qualidade.
O objetivo é que os advogados do futuro se concentrem no que realmente é seu papel estratégico e de tomada de decisões, enquanto a área de Legal Ops evolui para um modelo de serviços, independentemente de ser o foco principal do negócio.
