Inovação para Departamentos Jurídicos: 4 dicas para colocar em prática
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Ana Catarina Alencar

Ana Catarina Alencar
Especialista em Direito Digital e Compliance. Mestre em Direito pela Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC). Professora no Curso de Graduação em Direito da Unisociesc/Joinville. 

Inovação para Departamentos Jurídicos: 4 dicas para colocar em prática

Turivius: sua nova forma de fazer pesquisa jurisprudencial tributária

O que é inovação jurídica? Como aplicar esse conceito no dia a dia do seu Departamento e por onde começar? Conheça nossas quatro dicas essenciais e entenda como fazer do seu Departamento Jurídico um centro de soluções para a sua empresa!

O que é “inovação jurídica”, afinal?

Os questionamentos dos advogados sobre o universo da inovação vão desde o “nonsense” até as preocupações mais genuínas: inovar é adotar um vocabulário do tipo “Vale do Silício” e pedir ao seu time para que pense “fora da caixa”? É abandonar o terno e gravata e aderir ao jeans  e camiseta? 

Independente das controvérsias mais “conceituais”, entender sobre inovação jurídica se tornou um requisito fundamental para os Departamentos Jurídicos, uma vez que esses setores são vistos como centro de custos e não de lucro para as empresas. Por isso, mais do que nunca, advogados necessitam ter visão de negócios e compreender formas pelas quais seus departamentos podem gerar soluções e vantagens financeiras. Logo, essa não é uma conversa restrita ao mundo das startups, do Vale do Silício ou de empreendedores super criativos. A inovação é uma necessidade também no dia a dia dos operadores do Direito. 

Conforme ensina o Prof. Clayton Christensen da Harvard Business School, “inovação” é uma mudança no processo pelo qual uma organização “transforma trabalho, capital, materiais ou informações em produtos ou serviços de maior valor”.  Se aplicarmos esse conceito ao universo jurídico, a inovação representará uma mudança que gera valor em serviços e atividades legais ou em um Departamento Jurídico como um todo.

Essa mudança pode ser classificada em duas grandes categorias: “incremental” ou “disruptiva”. Isso quer dizer que o seu departamento pode aplicar inovações “menores”, de tipo incremental, isto é, melhorias no custo, tempo, recursos, formas de apresentação dos serviços, estratégias de comunicação, etc. 

Por outro lado, seu departamento também pode implementar uma inovação de tipo mais profundo ou “disruptiva” que não foca apenas em melhorias, mas, em uma reformulação total do escopo dos serviços ou atividades, incluindo estruturas e objetivos de médio e longo prazo. 

Por isso, não se trata de “(re)inventar a roda”: a inovação jurídica é algo muito mais simples do que geralmente se pensa e está ao alcance de todos os profissionais da área. Pode se apresentar como uma melhoria no processo de comunicação com clientes, na adoção de uma nova escala de trabalho no seu departamento, uma nova forma de cálculo de produtividade de seus colaboradores, ou mesmo em ajustes que fazem toda a diferença na famosa planilha do excel.  

Departamento Jurídico: de  Centro de Custos a Central de Soluções

Os Departamentos Jurídicos são frequentemente considerados centros de despesas e não centros geradores de receita para as empresas. Os gastos vão desde condenações judiciais, custas processuais, honorários de escritórios terceirizados, cartórios, despesas administrativas, de correios, entre outros. A lista pode ser muito mais extensa a depender do escopo de negócios da empresa, porte e tamanho do departamento.

Entretanto, existem maneiras de gerir o departamento estrategicamente fazendo dele um relevante aliado no aumento dos resultados financeiros da empresa. Uma dessas formas consiste na adoção de ferramentas de inovação tecnológica pelo departamento, incluindo sistemas de gerenciamento de contratos, processos judiciais, escritórios parceiros, entre outros tipos de monitoramento de atividades e serviços.

Por isso, o investimento no mindset de inovação jurídica e novas tecnologias disponibilizadas por lawtechs e legaltechs é fundamental para rastrear o desempenho do Departamento Jurídico. Nesse sentido, advogados internos de empresas não são chamados apenas a defesa e ajuizamento de ações, mas ao entendimento do escopo de negócios, gestão de riscos e promoção do crescimento financeiro da empresa.

Essa reinvenção do Departamento Jurídico passa, necessariamente, por um papel mais atuante e participativo na tomada de decisão estratégica pela empresa, orientado por uma visão de negócios em contraposição a uma visão estritamente focada na lei. Assim, nesta nova configuração, o Departamento Jurídico se torna uma verdadeira “central de soluções” e não mais um centro de custos.

De qualquer modo, para atingir esse objetivo é necessária uma perspectiva de inovação, uma cultura orientada por dados, soluções tecnológicas efetivas e novos formatos de entrega das atividades do departamento. Essas são as principais mudanças para favorecer a inovação jurídica fazendo dele muito mais eficiente e menos custoso para o negócio.  

4 Dicas Essenciais para começar agora

1 – Mude seu Mindset

A inovação jurídica se inicia com uma alteração do conceito que o profissional do Direito tem sobre si próprio e sobre a sua atuação. Por isso, se trata de uma mudança mais profunda de mindset sobre o que você faz todos os dias no seu departamento, como e porquê.  

No contexto de uma empresa, isso começa por saber que o seu departamento impacta diretamente a lucratividade do negócio e é nesse ponto que a percepção do Jurídico precisa mudar. Advogados são geralmente vistos como criadores de custo com baixo índice de benefício. São considerados profissionais engessados, que tendem a impedir a tomada de risco ao invés de auxiliá-la.

Essa cultura jurídica tradicional que vigorou por muitos anos está sendo rompida por um mundo volátil, por uma nova economia de dados e pela presença cada vez maior da inovação tecnológica. Todas essas mudanças trazem uma outra realidade  para os departamentos jurídicos. Nela o advogado assume a postura de um verdadeiro parceiro de negócios, contribuindo para o sucesso econômico da empresa.

Por isso, é imprescindível que os profissionais da área mudem seu mindset e incentivem a mudança de cultura em seus departamentos. Esse é um treino mental diário que deve ser colocado em prática ao resolver os problemas e demandas da profissão com foco em melhoria de processos, otimização de metodologias, bem-estar coletivo e lucratividade para a empresa. 

2- Seja Data Driven

Para estruturar um Departamento Jurídico com inovação é necessário conhecer e ser orientado por seus dados internos. Há departamentos que não possuem métricas claras, indicadores e dados relativos à produtividade, custos, melhorias, possibilidades de investimentos, etc. 

É necessário revisar o fluxo de trabalho do departamento, entender quais as principais atividades, demandas que necessitam de revisões contínuas e quais as suas principais dores. Tudo isso deve constar em uma base de dados minimamente estruturada a fim de que tecnologias possam ser aplicadas sobre esses dados posteriormente.

Sem um banco de dados não é possível automatizar a maioria das atividades do seu departamento ou mesmo aplicar soluções de inteligência artificial mais complexas. Cite-se como exemplo, softwares de elaboração e análise de contratos. Como o software contratado irá analisar um determinado tipo de cláusula contratual se esses contratos não estão digitalizados e disponíveis online para aplicação do algoritmo? Por isso, digitalize-se e estruture os seus dados. 

Outro item de extrema importância na análise de dados de departamentos jurídicos é a gestão da carteira de processos judiciais, incluindo o levantamento de depósitos judiciais, alvarás, controle de prazos, entre outros. Todos esses processos podem ser automatizados e os dados extraídos dessas atividades podem trazer insights importantes para a empresa, sugerindo, por exemplo, que é mais vantajoso realizar um acordo na fase inicial de uma ação trabalhista ao invés de seguir para a fase de instrução e julgamento.. 

Essa mesma análise é necessária para a gestão dos escritórios que prestam serviços junto aos departamentos jurídicos de grandes empresas. A avaliação de indicadores incluindo custos e produtividade dos parceiros é um item fundamental para compreender o grau de satisfação do setor com essas contratações, auxiliando nas tomadas de decisão.

3- Aposte Alto em Tecnologias Jurídicas 

Os departamentos jurídicos precisam ganhar eficiência, reduzir custos e mostrar o valor do seu trabalho para a empresa. Nesse sentido, o uso da tecnologia não é uma ameaça, mas, um grande ativo e um forte aliado no atingimento de metas e objetivos já  determinados pela direção do negócio. A tecnologia fará o trabalho pesado e repetitivo, permitindo que os advogados se concentrem naquilo que fazem de melhor: utilizar sua criatividade e conhecimento jurídico para gerar soluções.. 

Logo, deve-se apostar em tecnologia, tendo em vista que ela permite que o seu departamento se torne cada vez mais estratégico e competitivo, alocando tempo, recursos e expertise de forma otimizada. Algumas das inovações tecnológicas atuais para departamentos jurídicos consistem nos seguintes serviços:

  1. Automatização de tarefas repetitivas e burocráticas como assinaturas de contratos, controle de prazos processuais, elaboração e interpretação de documentos jurídicos simples, entre outros, trazendo melhora no fluxo de trabalho, agilidade e precisão na execução de tarefas.
  2. Jurimetria e análise preditiva, aplicando dados estatísticos sobre a pesquisa de jurisprudência para projetar os cenários mais prováveis no desfecho de um determinado litígio. O leitor pode conhecer mais sobre esse serviço na Plataforma da Turivius que oferece ferramentas de business intelligence e information discovery alimentados com inteligênia artificial. Com isso as soluções mais ágeis e precisas para os seus clientes internos. Saiba mais sobre a Turivius!
  3. Plataformas de resolução de disputas online (Online Dispute Resolution – ODR), que oferecem a possibilidade de mediação e negociação de reclamações de consumidores pela internet, de forma ágil e empática às necessidades do cliente, prevenindo o ajuizamento de ações em face da empresa.

4 – Customize-se para o seu Interlocutor

Levar a sério a inovação implica empoderar o seu cliente. Isso significa considerar sempre que as atividades e serviços desempenhados pelos advogados não são feitos para outros advogados. Pareceres, consultas ou reuniões são feitos para pessoas das mais variadas formações, sem grandes pretensões de conhecer o Direito tão profundamente.

Por isso, é preciso exercer empatia no momento de apresentar o seu trabalho: é uma prática razoável entregar um parecer de 30 páginas ao seu CEO? Ou fazer uma reunião de três horas utilizando brocardos jurídicos para explicar a nova “Lei Geral de Proteção de Dados” ao time de TI? Precisamos da tal “mudança de mindset” aqui. 

Customizar o seu trabalho deve levar em conta as seguintes questões: quem é o meu interlocutor? Qual a sua cultura corporativa ou organizacional? Qual seu estilo de linguagem, comportamento, forma de vestir, etc? Quais as suas principais dores e gargalos? 

Por isso, se o seu interlocutor busca uma entrega ágil, simples e objetiva, é necessário que o seu time aprenda algumas técnicas de inovação extremamente importantes para mudar o formato de apresentação do seu trabalho. 

É possível utilizar os princípios do Legal Design e do Visual Law para entregar documentos em formatos gráficos, acessíveis, interativos, intuitivos e empáticos à compreensão do cliente. Essas técnicas podem ser aplicadas desde a concepção de um determinado serviço jurídico, como também sobre petições, contratos, formulários e e-mails. A ideia é deixar a produção textual cada vez mais visual e acessível por meio de imagens, fluxogramas, tópicos, etc.

Por exemplo, com a ferramenta de legal data analytics da Turivius, você consegue resumir os riscos tributários de uma operação financeira em apenas um gráfico. Uma imagem vale mais que mil palavras. E certamente o CFO da sua empresa vai entender melhor esses riscos, e valorizar o seu trabalho, se você lhe mostrar algumas estatísticas ao invés de várias laudas  elucubrando sobre a jurisprudência de um tema.

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Mas, não é necessário ir tão longe. Inovações incrementais podem ser feitas nos enormes e rebuscados textos jurídicos. Isso pode significar a criação de um resumo de uma página, ao invés da entrega de um extenso memorando, ou mesmo de uma síntese das suas recomendações em bullet points no powerpoint

O desafio aqui reforça a necessidade de uma mudança de mindset: é preciso tempo para pensar sobre essas questões, ouvir os clientes, pedir feedback e investir no esforço contínuo de implementar melhorias. Em síntese, customize-se para o seu interlocutor. Isso gera empatia e empatia é um dos gatilhos para a inovação.  

Concluindo nossas quatro dicas essenciais, é fundamental que o seu Departamento Jurídico lidere esse movimento de mudança e incentive o mindset de inovação a cada atividade realizada. Com isso, a área ganha destaque e competitividade, trazendo visibilidade para o seu time e possibilidades de investimentos futuros. Os benefícios são inúmeros e o quanto antes colocados em prática, melhores e maiores os seus resultados.  

Seus próximos passos:

Na sua jornada de centro de custos para central de soluções, a tecnologia será seu grande aliado. Hoje já existem uma série de ferramentas que te auxiliarão a entregar com precisão e velocidade o que o seu cliente interno precisa. 

A Turivius Legal Intelligence pode te ajudar nessa jornada. Nossa ferramenta já auxilia departamentos jurídicos de empresas a utilizarem inteligência artificial para se transformarem nessa central de soluções.  

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