Saiba mais sobre indicadores de desempenho na advocacia - Turivius
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Morgana Alencar

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Advogada, Membro da Comissão Especial de Direito Digital da OAB/SP e escritora 

Indicadores de desempenho para departamentos jurídicos e escritórios de advocacia

Turivius: sua nova forma de fazer pesquisa jurisprudencial tributária

Os indicadores de desempenho ou KPIs agora também fazem parte do dia a dia dos profissionais da área jurídica. 

O crescimento da competitividade do mercado e a necessidade de obtenção de resultados mensuráveis levaram a gestão de escritórios e departamentos jurídicos a se preocuparem também com os indicadores de desempenho no seu negócio. 

Continue a leitura deste artigo e descubra como os indicadores de desempenho podem ser utilizados no seu escritório ou departamento jurídico. 

O que é KPI?

Os indicadores de desempenho ou KPIs (Key Performance Indicators) são métricas a partir das quais é possível entender se um negócio está no caminho certo ou não.

Quando utilizados para avaliar questões que são essenciais para um escritório ou departamento jurídico, passa-se a ser possível realizar uma gestão mais eficiente e capaz de resolver problemas.

Vejamos a seguir algumas características dos indicadores de desempenho. 

Mensuráveis

O objetivo dos indicadores de desempenho é justamente possibilitar a compreensão se determinado negócio conseguiu alcançar os objetivos que pretendia. 

Ou seja, eles devem indicar a performance de determinado processo de maneira exata, pois apenas assim será possível acompanhar o crescimento e entender o que necessita de melhorias. 

Exemplo disso é acompanhar a taxa de clientes que marcam uma reunião e acabam contratando algum serviço do seu escritório.

O que se espera quando um cliente marca uma reunião é que ele esteja com problemas jurídicos e precise do suporte de advogados para resolvê-lo. 

Ter essa taxa como KPI na advocacia é uma forma de medir como está a recepção desse cliente e o seu primeiro contato com os advogados. 

Se a taxa de conversão está baixa, esse é um indicativo de que há melhorias a serem implementadas e, então, caberá ao bom gestor compreender porque esses potenciais clientes estão desistindo de continuar com o escritório. 

Eis algumas perguntas que podem ser feitas.

As dúvidas desses clientes estão sendo resolvidas de modo claro? Eles estão satisfeitos com o atendimento? As soluções deixaram de ser propostas? Os serviços deixaram de ser oferecidos?

Específicos

Ter indicadores de desempenho abrangentes ou vagos demais em nada ajudará seu negócio a crescer. 

Os KPI’s precisam ser específicos, capazes de medir um objetivo concreto

Quando não há critérios objetivos a serem analisados, torna-se inviável a compreensão geral do que está bom e do que precisa ser alterado. 

Alcançáveis

No momento de definir os KPIs para o seu escritório ou departamento jurídico é essencial que eles sejam considerados a partir da realidade do seu negócio. 

De nada adiantará a criação de indicadores de desempenho agressivos ou inalcançáveis.

Se o seu time trabalhar incansavelmente para atingi-los e, ao final, o resultado for negativo, a sensação será de desestímulo e improdutividade, prejudicando o ânimo da equipe. 

Por outro lado, à medida que as metas forem alcançadas, será possível a sua evolução gradual e contínua, desde que isso, é claro, faça sentido para o negócio e para o contexto do objetivo a ser melhorado. 

Exemplo disso é o tempo que os e-mails de clientes costumam ser respondidos.

Se o tempo máximo de resposta estipulado era de 48h, mas a média tem sido 24h, isso significa que faz mais sentido que esse tempo máximo seja de 24h e não de 48h.

Simples e claros

Os indicadores de desempenho na advocacia também devem ser simples e claros, de modo que toda corporação compreenda que objetivos se pretende alcançar e como devem atuar para que seu trabalho auxilie estrategicamente. 

Relevante

Ao contrário do que alguns imaginam, o objetivo não é ter diversos KPIs, mas sim somente aqueles que, de fato, façam sentido para o seu negócio e que medem a sua performance em pontos estratégicos de crescimento.

Assim, nem tudo que pode ser medido deve preocupar ao gestor de um escritório ou departamento jurídico. 

Além disso, deve-se ter em mente que alguns números são apenas “métricas de vaidade”. 

Em um contexto no qual seu escritório de advocacia possua forte presença digital, com muitos compartilhamentos, comentários e curtidas, é preciso entender até que ponto esse número está sendo significativo em termos de conversão em novos clientes. 

No fim, o que se deseja é crescer a carteira de clientes, então é esse o número que se deve considerar e a partir daí entender quais estratégias precisam ser melhoradas no seu marketing jurídico.

Temporais

Por fim, os indicadores de desempenho precisam considerar o fator temporal, ou seja, devem ser estabelecidos com um período específico e limitado. 

Esse período deve ser o suficiente para que sejam obtidos os dados necessários a permitir que o processo seja medido, passando a apresentar resultados a serem analisados a curto ou médio prazo. 

Como escolher o melhor KPI para o meu negócio?

Como vimos, os indicadores de desempenho na advocacia precisam ser relevantes, e então a dúvida: como escolher o KPI certo para o meu negócio?

E a verdade é que não há uma resposta pronta, uma vez que ela depende de outras perguntas.

O que faz sentido para o seu negócio? Quais resultados você pretende atingir? Em quanto tempo você pretende atingi-los? 

Apenas conhecendo o seu negócio e compreendendo quais são suas metas a curto, médio e longo prazo para definir os melhores KPIs para o seu escritório ou departamento jurídico. 

De todo modo, aqui vão alguns insights de indicadores de desempenho que talvez façam sentido para você. 

Se seu escritório ou departamento jurídico trabalha com escritórios terceirizados, quanto tempo leva para que o escritório terceirizado responda um e-mail de caráter urgente? 

Medir o tempo de resposta é uma forma de trabalhar melhor com escritórios terceirizados e demais parceiros.

Ao ter conhecimento sobre esses dados é possível passar um feedback e melhorar o relacionamento entre todos que são responsáveis pelo crescimento do seu negócio. 

Quanto tempo é gasto em pesquisa de jurisprudência para elaboração de peças e teses?

Seja para compreensão da visão geral de como determinado magistrado ou desembargador julga ou mesmo para a utilização de julgados em peças processuais, você sabe qual tempo médio de pesquisa dos seus colaboradores? 

Pesquisa realizada pela Turivius concluiu que a média anual gasta com pesquisa jurisprudencial para cada advogado é de 135 horas. 

Ao calcularmos pelo valor da hora trabalhada, o custo por advogado seria de R$ 10.350 em salários e R$ 67.000 para clientes por advogado por ano. 

Aqui você pode descobrir a necessidade de contratar uma ferramenta que faça jurimetria e pesquisa jurisprudencial inteligente, reduzindo as horas de pesquisa manual e auxiliando o crescimento do seu negócio. 

Com a jurimetria é possível descobrir como o julgador da sua demanda vem se manifestando em determinado tema, quais são as chances do seu recurso ser provido, se é mais vantajoso seguir com o processo ou celebrar acordo, etc. 

Isso tudo com apenas alguns cliques e sem a necessidade de gastar horas com análise de jurisprudência pelos diversos sites de tribunal e órgãos administrativos. 

Baixe aqui e-book gratuito sobre Jurimetria e tire todas as suas dúvidas sobre como essa ferramenta pode auxiliar seu negócio.

Seu sistema interno de gestão de processos está atualizado? Seus dados são confiáveis? 

Como se sabe, hoje há uma grande disponibilidade de dados capazes de fornecer insights essenciais para a estratégia de uma empresa.

Todavia, para que esses dados façam sentido é preciso que eles estejam atualizados, estruturados e sejam confiáveis. 

Se o seu sistema interno não está atualizado, isso quer dizer que há dados que estão se perdendo durante o processo. 

Outro ponto é que esse sistema pode não estar sendo preenchido adequadamente pelo fato da informação não estar clara. 

Se campos importantes estão deixando de ser preenchidos pode ser o caso de alinhar com os responsáveis e explicar o que precisa ser feito e como fazê-lo.

A gestão de conhecimento está sendo realizada de forma eficiente? Está havendo retrabalho? 

Como dissemos acima, advogados gastam em média 135 horas anuais com pesquisa jurisprudencial. 

Nesse contexto, outro indicador de desempenho que pode ser considerado é o aproveitamento de pesquisas pelos outros membros da equipe.

Considerando que a pesquisa jurisprudencial faz parte da rotina de advogados, poderá ser um indicador estratégico para seu negócio calcular quantas horas são utilizadas para pesquisa jurisprudencial por tema. 

Uma forma de tornar mais eficiente esse processo seria utilizando ferramentas que dispõem de gestão de conhecimento e que possibilitam que os julgados sejam compartilhados com todos os membros da equipe.

Assim, quando surgisse a necessidade de pesquisar novamente sobre aquele tema, as horas poderiam ser reduzidas, com o aproveitamento de pesquisas anteriores para toda equipe.

Você já conhece o software da Turivius? 

Dentre as suas vantagens é possível utilizar jurimetria, pesquisa jurisprudencial inteligente e gestão de conhecimento, todas as ferramentas em um único lugar. 

Aproveite para fazer um teste gratuito da nossa ferramenta clicando aqui!

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Hoje vimos a importância dos indicadores de desempenho na advocacia e como eles podem ser utilizados a favor do crescimento do seu negócio e melhora na qualidade dos serviços oferecidos. 

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