Estrutura organizacional dos escritórios de advocacia e as barreiras às inovações tecnológicas

A tradicional gestão dos escritórios de advocacia encontra-se cada vez mais vulnerável aos avanços e aperfeiçoamentos da tecnologia, suscitando uma necessária modernização e adaptação do modelo convencional às tendências inovadoras do setor.
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Equipe GHBP Advogados
Jaqueline das Neves de Souza Carneiro Assistente Jurídica/ Controller Jurídico do GHBP AdvogadosLeandro Francisco Rodrigues Advogado/ Controller Jurídico do GHBP AdvogadosLuciana Epifanio Damasio Advogada / Coordenadora da Controladoria Jurídica do GHBP AdvogadosNatália Xavier Marchezi Advogada/ Controller Jurídico do GHBP AdvogadosVictor Hugo dos Santos Advogado/ Controller Jurídico do GHBP Advogados

Modelo organizacional tradicional dos escritórios de advocacia

A tradicional gestão dos escritórios de advocacia encontra-se cada vez mais vulnerável aos avanços e aperfeiçoamentos da tecnologia, suscitando uma necessária modernização e adaptação do modelo convencional às tendências inovadoras do setor.

Estrutura Organizacional e Barreiras às Inovações Tecnológicas

Entretanto, a viabilização de tais mudanças depende, não só da modificação de hábitos e implementação de novos workflows, mas principalmente da visão estratégica a ser adotada pela gestão na escolha da estrutura organizacional dos escritórios. 

Historicamente, depreende-se que o modelo estrutural mais adotado na advocacia corresponde a um conceito vertical, onde os gestores ocupam o topo da pirâmide e os colaboradores a base do organograma. Contudo, apesar de ser o modelo mais comum, a sua utilização mostra-se incompatível com a implementação de novas tecnologias.

Sendo assim, o primeiro grande passo para abrir os caminhos da inovação surge pela governança interna, visando romper o paradigma através da implementação de um modelo horizontal de gestão conferindo maior autonomia das áreas e dos colaboradores, de modo a se sentirem responsáveis pelo aperfeiçoamento das tarefas desenvolvidas e pela implementação de novas melhorias.

Da tecnologia e as barreiras à introdução das inovações

É preciso demonstrar os possíveis e principais obstáculos que podem minar o processo de inovação dentro de uma sociedade jurídica. Embora seja clara a necessidade dessa manutenção para a evolução da organização, ao chegar no nível de sua aprovação, surge uma colisão entre o custo-benefício daquela operação e o capital idealizado para tal investimento. 

Além do custo material ou da aquisição de novas ferramentas intelectuais, em vezes, se faz necessário o aumento no quadro de funcionários para a instituição de uma área para tal fim ou até mesmo a especialização de uma área já constituída.

Ainda, é possível encontrar uma certa resistência a possíveis mudanças, pois no Direito, mesmo com todo o cenário externo em que vivemos, ainda encontramos rigidez de processos, burocracias em ritos e barreiras quanto a flexibilização e automação de certos procedimentos.

O fato é que a aplicação de tecnologias ou novas formas de gerenciamento de informações podem gerar incertezas quanto a segurança e sigilo de dados. 

Por fim, a falta de conhecimento tecnológico e o tempo insuficiente para capacitação também direcionam os projetos de inovação para segundo plano.

Benefícios da aplicação das tecnologias nos escritórios de advocacia

Em contraposição a essas dificuldades, se faz necessária a quebra desses paradigmas. Nesse momento, a Controladoria Jurídica, pode e deve se fazer presente, sendo essa área fomentadora de ideias e de estreitamento entre a inovação e o Direito, ao ampliar a visão estratégica demonstrando a importância e os impactos positivos a curto e a longo prazo podem auxiliar nesse embate.

Pode , ainda, sobrepesar que o desconforto inicial da mudança e os contratempos poderão ser compensados pelo resultado final, contribuindo para o fluxo do organismo como um todo, traz a visão de que toda melhoria adicionada aos processos de controle e organização trazem segurança e podem ser explorados a nível de mercado. 

Hoje, as sociedades de advocacia devem ser vislumbradas como núcleos empresariais, que precisam sempre ter um diferencial para se destacarem no mercado e conquistarem o seu público alvo. Por isso, a implementação de novos procedimentos e projetos inovadores deve ser uma constante, sendo enxergados como soluções e não problemas ou empecilhos.

Então, pautando as importâncias de controle e facilidades para o escritório, mapeando os objetivos, traçando metas para alcançá-los, prevendo possíveis riscos e estabelecendo formas de otimizar custos, é possível a destituição de qualquer arquétipo negativo que possa atrapalhar a efetivação da prática e valorizar a importância da tecnologia aliada a evolução do Direito.

Diante de toda potencialização do mundo corporativo, é evidente que os números de escritório de advocacia aumentam a cada ano, fomentando a competitividade e colocando em evidência aqueles que se sobressaem com a capacidade de sustentar vantagens que lhe permitam enfrentar essa concorrência.

A estrutura organizacional e a informação são hoje os elementos mais importantes e que fazem o diferencial das empresas e por isso a relevância da união entre a tecnologia e o mundo jurídico.

Dessa forma, ressaltam-se dentre muitos, 4 elementos benéficos e interligados que estão em evidência com a utilização da tecnologia:

Otimização de tempo

A otimização de tempo é uma das principais vantagens que a tecnologia traz ao ser utilizada de forma adequada, pois induz a diminuição dos trabalhos repetitivos, proporcionando uma disponibilidade maior na produtividade da equipe, bem como nas atividades cognitivas. Sendo assim, a qualidade da entrega do serviço oferecido e prestado se torna um diferencial.

Padronização das informações

Se os trabalhos repetitivos são evitados com a utilização da tecnologia, a qualidade da informação é elevada, ao passo que é gerado uma padronização nas informações coletadas e organizadas para que a tecnologia consiga desempenhar e alcançar o objetivo para qual foi implantada.

Segurança no procedimento

Com as informações padronizadas, automações de procedimentos que antes até então eram repetitivos, o nível de segurança da entrega sobe na mesma velocidade em que há extração da informação é obtida em tempo real.

Celeridade na gestão

Por sua vez a governança detém a informação segura e rápida para que seja usada de forma auxiliar na gestão da estrutura organizacional, tornando-a como base para tomadas de decisões.

Desta forma, os benefícios podem ser sentidos tanto no cliente interno (estrutura do escritório), como no cliente externo (quem recebe o serviço prestado).

Sendo assim, diante deste cenário mutável e competitivo a certeza que nos resta é a de que o futuro vai mudar e em consequência nos mudar com ele, elevando a níveis mais altos aqueles que se propõem a se unir a tecnologia.

Conclusão

Diante do modelo tradicional dos escritórios de advocacia e do avanço tecnológico existente, verifica-se a necessidade de adequação dos mesmos, seja no tocante ao pensamento atual existente, sanando qualquer dúvida em relação ao custo-benefício a implementação de novas tecnologias, inclusive junto as suas Controladorias (ou a serem implementadas), considerando os resultados obtidos por uma nova estrutura organizacional, inclusive junto aos clientes, o que denota melhores e efetivos resultados, que levarão o profissional do direito a otimização de tempo, padronização das informações, segurança no procedimento e celeridade na gestão.

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