Introdução
O que é um “Código de Ética”, qual a sua importância, regras e disposições principais? Confira nossas recomendações sobre o assunto e comece a estruturar o seu compliance corporativo.
Escândalos de corrupção envolvendo agentes públicos e a iniciativa privada se tornaram bastante comuns, trazendo a necessidade de estabelecer um Programa de Compliance efetivo.
Entretanto, o que muitos profissionais ainda não sabem é que um Programa de Compliance não visa apenas instituir normas anticorrupção, mas, criar diretrizes e procedimentos gerais para um ambiente de trabalho mais equilibrado e saudável.
Neste sentido, o principal pilar do Programa de Compliance é o Código de Ética, documento de fundamental importância para o funcionamento do programa. Em termos simples, podemos dizer que o Código de Ética é a “Constituição” ou “Lei Maior” que rege a empresa, seus colaboradores e partes relacionadas.
Cada empresa costuma eleger um rol de valores que norteiam sua atuação no mercado, incluindo princípios como honestidade, transparência, sustentabilidade, diversidade, etc. Esses valores devem constar de forma clara e explícita nos capítulos iniciais do Código, dando o “tom” da conduta esperada pela empresa.
Além dos valores, todas as recomendações e proibições no ambiente de trabalho devem ser transmitidas com clareza. Essa transmissão de conhecimento é feita por meio das disposições contidas no Código de Ética.
O texto do Código depende de uma avaliação do escopo, riscos e particularidades do negócio a ser desenvolvida pelo profissional encarregado. Entretanto, várias disposições mais gerais, aplicáveis a grande maioria dos casos, podem ser recomendadas.
Por isso, nesse texto, vamos apresentar as principais regras e disposições de um bom Código de Ética. Com base nessas disposições, você terá os subsídios necessários para construir o documento basilar de seu Programa de Compliance Corporativo.
Para entender mais sobre o Programa de Compliance, leia também:
Programa de Compliance: como estruturar e garantir efetividade?
O que considerar ao criar o Código de Ética da sua empresa?
1) Relações com clientes e fornecedores
As relações com clientes e fornecedores devem ser baseadas em critérios transparentes e objetivos, livres de interesses pessoais. Isso quer dizer que, não se deve tentar obter algum benefício próprio ao realizar negócios com clientes em nome da empresa.
É importante que essas interações sejam pautadas em critérios objetivos, segundo as regras já existentes na empresa, como, por exemplo, os requisitos da Política de Compras ou de Gestão de Fornecedores. Neste sentido, fornecedores e prestadores de serviço de má reputação ou reputação duvidosa, devem ser submetidos a procedimentos de Due Diligence e aprovação prévia pelos responsáveis do negócio.
2) Contratação e promoção
As contratações devem passar pelo processo seletivo já instituído pela empresa e deverão ser baseadas nas competências, talentos e potencial dos candidatos. A empresa deve impedir qualquer forma de discriminação nos processos seletivos ou de promoção.
Uma regra interessante, é conceder prioridade aos colaboradores internos caso surjam novas oportunidades na empresa.
Nesta hipótese, os colaboradores devem ser informados que poderão concorrer a nova vaga desde que preencham todos os requisitos de competência requeridos pela descrição do cargo.
Outra importante regra sobre a contratação de pessoas diz respeito à possibilidade (ou não) de que parentes ou cônjuges sejam admitidos na empresa. É recomendável aceitar essa possibilidade desde que não exista relação de subordinação direta ou indireta entre os colaboradores que possuem relação de parentesco ou conjugal.
Essa regra visa evitar conflitos de interesses no ambiente de trabalho. Como todos sabem, é muito difícil separar completamente uma relação de trabalho de uma relação profissional.
A subordinação entre pessoas que são casadas ou parentes pode ser um grande problema para a empresa, já que essa relação não será algo meramente profissional, mas, envolverá vários conflitos do dia a dia que podem ser refletidos no negócio.
3) Respeito ao meio-ambiente e sustentabilidade
Essa disposição dá visibilidade ao empregado do compromisso da empresa com o respeito ao meio-ambiente e à sustentabilidade.
Logo, a empresa deve obedecer às normas de proteção ao meio ambiente em todas as localidades onde desenvolve suas atividades.
Fornecedores e prestadores de serviços também devem atuar com respeito ao meio ambiente, procurando sempre seguir as normas e regulamentações sanitárias existentes, cooperando para um meio ambiente sustentável e limpo.
Essa regra inclui não apenas a observância da legislação ambiental, mas, também a necessidade de que colaboradores trabalhem em um ambiente limpo e organizado no seu dia a dia, incluindo sua estação de trabalho e demais espaços compartilhados na empresa.
Para saber mais sobre ESG, não perca a leitura:
Práticas ESG e a importância do jurídico na sua implementação
4) Vestimentas e EPI’s
Os funcionários de áreas fabris, produtivas ou operacionais devem vestir os uniformes e equipamentos de proteção individual concedidos pela empresa, uma vez que se trata de norma relativa à segurança do trabalho. Já os funcionários que atuam em áreas administrativas devem usar vestimentas condizentes com o ambiente empresarial.
Adicionalmente, os colaboradores deverão zelar pelo uso do uniforme dentro e fora do ambiente de trabalho, evitando envolver-se em situações que causem danos à imagem ou reputação da empresa.
5) Assédio e Abuso
Essa disposição visa conscientizar colaboradores para que tratem todos os envolvidos no ambiente da empresa com respeito e consideração. Deste modo, a empresa deve estabelecer uma comunicação séria e objetiva no sentido de que não serão tolerados xingamentos, humilhações e falas ofensivas.
Todos devem ser tratados com igualdade sem margem para qualquer tipo de discriminação, seja pela raça, pela posição política, religião, orientação sexual, entre outros.
Para garantir a efetividade dessa disposição, é importante realizar treinamentos periódicos sobre o assunto e incentivar colaboradores que se sintam constrangidos a denunciarem os violadores.
Sobretudo, a punição efetiva dos assediadores é fundamental para estabelecer o tom da conversa e demonstrar a efetividade do Código. Além disso, caso outros colaboradores saibam da existência de assédio na empresa, devem ser incentivados a denunciar, pois se trata de uma responsabilidade coletiva.
Muitos colaboradores não sabem diferenciar o “assédio moral” do “assédio sexual” no ambiente de trabalho. Por isso, esse é um tema que precisa ser abordado de forma específica e em linguagem acessível ao longo dos treinamentos.
São considerados pontos de atenção importantes: discursos, piadas, apelidos e “brincadeiras” que podem representar formas de assédio.
É fundamental deixar claro que, para além das discussões jurídicas sobre o tema, a empresa não tolerará qualquer tipo humilhação, ameaça, discriminação e constrangimento em seu ambiente de negócios.
6) E-mail corporativo e Recursos de TI
Todos os colaboradores devem estar cientes de que os dispositivos da empresa, como computadores e, também, a rede de internet são monitorados. Assim, todo e qualquer acesso aos dispositivos ou redes da empresa pelo empregado podem ser verificados.
Além disso, os recursos de Tecnologia da Informação (TI) não podem ser utilizados para fins pessoais, religiosos, causas políticas ou, para finalidades não relacionadas ao trabalho.
Esses recursos não devem ser utilizados para fazer downloads/transmissão e qualquer material ofensivo, difamatório, obsceno, discriminatório, de conteúdo impróprio ou não relacionado aos negócios da empresa.
Do mesmo modo, deverá ser proibido o uso impróprio ou abusivo do e-mail corporativo, como, por exemplo, e-mails enviados para fins particulares, fora das atribuições da função ou, que tenham conteúdos e linguagem inadequados. Adicionalmente, é importante prever que o colaborador não pode associar a marca da empresa com suas próprias opiniões em redes sociais e meios de comunicação.
7) Brindes e Entretenimento
Como prática comum no mercado, empresas costumam dar brindes para os seus clientes e fornecedores. Assim, é possível que os colaboradores da empresa recebam brindes, presentes ou vouchers em algum momento.
Por isso, é importante deixar claras as regras da empresa sobre o assunto: não são todos os brindes que os empregados podem aceitar. Isso porque, alguns brindes podem indicar a intenção de influenciar na tomada de decisão para favorecer aquele que o oferece.
Para resguardar a empresa dessas situações, é necessário estipular uma regra contendo um valor máximo para o recebimento e oferecimento de brindes na empresa, como por exemplo, “itens até USD 100,00”.
Tratamos extensivamente desse tema em outro texto sobre a Política Anticorrupção do Programa de Compliance.
Leia também:
Compliance Anticorrupção para empresas: saiba como estruturar
Lembramos da importância de estabelecer proibições e travas específicas para brindes e entretenimento oferecidos a Agentes Públicos, bem como disposições específicas sobre suborno, conflito de interesses e lavagem de dinheiro. Todos esses temas foram abordados por nós no texto indicado acima.
8) Atividades Paralelas e Conflitantes
Os colaboradores devem ser informados de que não podem prestar atividades pessoais de consultoria ou assistência a fornecedores, clientes e prestadores de serviços da empresa, considerando o potencial conflito de interesses nesses casos.
Além disso, quaisquer outras atividades que possam conflitar com a natureza do seu trabalho devem ser reportadas aos seus gestores ou ao Comitê de Ética para análise e aprovação prévia.
9) Canal de Denúncias
Todas essas disposições são importantes para que colaboradores desempenhem suas atividades diárias com honestidade e transparência. Porém, mais importante do que isso é comunicar o dever de todos os empregados em denunciar qualquer atitude confirmada ou suspeita que viole o Código de Ética.
As omissões também devem ser punidas, pois é dever de todos informar quaisquer problemas e riscos para a efetividade do programa.
Recomenda-se que a denúncia possa ser realizada, de modo identificado ou anônimo, a fim de incentivar os colaboradores ou terceiros a denunciar. Em geral, as empresas costumam contratar centrais telefônicas ou páginas na web que ofereçam serviços imparciais para o recebimento dessas denúncias.
10) Comitê de Ética e Gestão de Penalidades
Para gerir e monitorar o Programa de Compliance, é recomendável instituir um Comitê específico, intitulado “Comitê de Ética” ou “Comitê de Compliance”.
Trata-se de um grupo de profissionais nomeados para deliberar sobre os casos de violações do Código de Ética, políticas internas, bem como para atuação consultiva. Esse comitê deve ser composto por profissionais de várias áreas da empresa, incluindo, por exemplo, o departamento de Recursos Humanos, Jurídico, Segurança da Informação, Diretoria, entre outros.
Além disso, devem ser apresentadas as penalidades aplicáveis aos descumprimentos do Código de Ética. Isso quer dizer que, os colaboradores devem ter conhecimento e clareza sobre o que poderá acontecer caso se envolvam em alguma violação. As penalidades, geralmente, incluem as seguintes medidas: demissão por justa causa, demissão sem justa causa, advertência, suspensão, rescisão do contrato com fornecedores ou terceiros, ação indenizatória e/ou criminal ajuizada pela empresa.
Por fim, é importante comunicar que o Programa de Compliance é uma ferramenta dinâmica e em constante atualização na empresa.
Com ele, busca-se estabelecer controles e regras claras, a fim de que todos atuem com segurança e transparência no desempenho de suas atividades. Essa mudança de comportamento e de cultura deve ser buscada a longo prazo, tornando o ambiente de negócios cada vez mais saudável e próspero para todos.
A missão da Turivius é transformar a inovação e tecnologia em valor agregado aos seu serviços jurídicos, contribuindo para a alta performance em escritórios de advocacia e departamentos tributários de empresas de grande porte.
