Está começando um Departamento Jurídico do zero ou buscando revigorar a organização da sua área? Entenda como organizar o seu Jurídico em 5 passos fundamentais e aprenda como estruturá-lo de forma eficiente e estratégica na sua empresa.
No atual contexto econômico desafiador, um departamento jurídico de sucesso serve como um catalisador de valor para a organização. Para atingir esse objetivo, o Jurídico deve estar organizado segundo as necessidades e premissas do negócio; a área precisa estar adaptada e aderente às operações da empresa em que atua.
Por isso, gestores de departamentos jurídicos deveriam começar se perguntando: “Estamos estruturados visando o sucesso da empresa? E se não, como podemos fazer isso acontecer?”.
Departamentos jurídicos bem organizados transmitem confiança para prever e mitigar os riscos do negócio enquanto trabalham de forma colaborativa, garantindo um serviço de qualidade para que a empresa opere em um mercado dinâmico e global. Na medida em que cada profissional dentro do departamento jurídico realiza suas atividades dentro dessa concepção estratégica, o sucesso e o reconhecimento interno aumentam.
Assim, quer esteja construindo um departamento jurídico do zero ou revisando a organização de um departamento já constituído, você deve avaliar se as suas atividades, recursos e pessoal contratado estão adequadamente posicionados de acordo com estratégia da sua empresa. Essa revisão pode acontecer, especialmente, durante fusões e aquisições realizadas pela organização, em processos de terceirização de atividades internas ou na entrada de novos membros importantes no departamento.
Para avaliar esse cenário, preparamos algumas perguntas introdutórias que devem ser aplicadas para mapear as necessidades do seu departamento já constituído ou em construção:
- Qual a melhor estrutura para atender os outros departamentos da empresa?
- Quais são as expertises necessárias para o departamento? Quem devo contratar e o que devo terceirizar?
- Qual a melhor estrutura para a gestão de documentos, arquivos e layout interno?
- De quais recursos e ferramentas tecnológicas precisamos?
- Quais são as nossas metas por período? Temos um planejamento estratégico para alcançá-las?
1) Defina o tipo de estrutura interna
Seu departamento jurídico está estruturado adequadamente para atender às necessidades da empresa? Independentemente da resposta à questão, há várias coisas a considerar sobre a estrutura certa para a sua área. A primeira delas é o tipo de estrutura a ser adotada.
Entre os tipos mais comuns de estrutura estão as seguintes: (i) estrutura funcional, na qual a equipe jurídica é dividida por temas do Direito; (ii) estrutura focada no cliente, pela qual os advogados são alocados em frentes do negócio ou em áreas geográficas onde ele é realizado e (iii) estrutura híbrida, que combina a utilização dos dois primeiros métodos.
A estrutura que faz mais sentido para o seu departamento jurídico nunca é definitiva e sempre está mudando em conjunto com as decisões da empresa. De qualquer modo, algumas variáveis importantes devem ser levadas em consideração para escolher a estrutura interna mais adequada, incluindo (i) a natureza do negócio; (ii) o tamanho do departamento jurídico; (iii) o perfil dos advogados internos (se mais generalistas ou especialistas); (iv) particularidades da empresa no oferecimento dos serviços e/ou produtos e (v) a visão da Diretoria e Conselho de Administração sobre o assunto.
Estruturas divididas por áreas do Direito são geralmente mais indicadas para departamentos com profissionais de perfil especialista que trabalham com orientações, pareceres e análises de risco para apoio à tomada de decisão dos outros departamentos. Essa estrutura também é mais indicada para departamentos jurídicos maiores que contam com um maior número de profissionais focados em questões distintas.
Já a estrutura focada no cliente é indicada para frentes de negócios mais complexos e ágeis, nas quais é importante contar com a expertise de um profissional generalista focado na resolução de problemas durante a prestação dos serviços. Logo, essa estrutura aparece com mais recorrência em departamentos com advogados generalistas, em menor número e nas empresas onde a complexidade do negócio seja maior.
Muitas vezes, a decisão sobre os dois tipos de estrutura explicados acima não é clara ou, parece indicar que uma junção dos dois tipos resulta em maiores benefícios para a empresa. Nesse caso, uma combinação dos dois tipos de estrutura é indicada, adotando-se o tipo híbrido. Em suma, essa análise e escolha do tipo de estrutura é imprescindível tanto para o sucesso da equipe quanto para a maior qualidade dos serviços prestados à empresa.
2) Contrate a Expertise Necessária
Contratar os profissionais certos para o seu departamento e compreender o que pode ser terceirizado é fundamental. Em primeiro lugar, é preciso avaliar o orçamento disponível ao departamento e determinar o número de profissionais necessários, de acordo com o volume de solicitações e a complexidade do negócio.
Em segundo lugar, é necessário analisar o perfil dos profissionais a serem contratados. Esses advogados internos devem ter perfil de especialista ou generalista? É necessário contar com profissionais que dominem determinada área do Direito com profundidade ou precisamos de profissionais que entendam um pouco de tudo e tenham visão de negócios?
A resposta a essa pergunta depende, logicamente, do tipo de trabalho a ser desempenhado e da natureza da atividade da sua empresa. Se a sua empresa é uma startup da área de tecnologia é possível que você precise contar com advogados especialistas em privacidade e proteção de dados e outros profissionais com noções em responsabilidade civil e Direito do Consumidor, por exemplo. De outro lado, se a sua empresa é voltada ao comércio de bens e serviços, sem grandes complexidades, é possível que você queira contratar profissionais de tipo generalista com uma visão de negócios.
Feita essa análise é importante realizar um benchmarking com outras empresas do mesmo setor produtivo avaliando posições, salários e planos de carreira para implantação no seu departamento. Após determinar quem são os profissionais e expertises necessárias no seu time interno, você deverá considerar os tipos de atividades a serem desempenhadas por parceiros externos, como escritórios de advocacia, correspondentes jurídicos e outros serviços terceirizados.
Depois do processo de recrutamento e seleção, é hora de definir as atribuições e atividades de cada advogado interno. É fundamental que as atribuições, responsabilidades e metas de cada profissional sejam transmitidas de forma clara e monitoradas para uma avaliação transparente de desempenho. Boas práticas de gestão e métricas podem ser adotadas pelo departamento a fim de entender o desempenho e competências dos colaboradores. Conforme explicamos em texto anterior sobre as principais métricas necessárias aos departamentos jurídicos, incluir metas claras, prazos e nível de qualidade esperado nas entregas é importante para demonstrar os resultados do departamento à empresa.
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Manter uma comunicação constante, clara e assertiva é essencial a sua estrutura. Reuniões de alinhamento regulares são altamente indicadas, assim como o uso de ferramentas para a distribuição e acompanhamento das tarefas como Trello, Slack, Kanban, entre outras metodologias de gestão interna como o Scrum.
Incluir todos os seus compromissos em agendas compartilhadas de e-mail também é importante para uma comunicação eficaz e em tempo real. Essas e outras práticas de gestão eficiente e estratégica podem ser adotadas pelo seu departamento, conforme tratamos em texto específico sobre boas práticas de gestão estratégica que auxiliam a performance da sua área.
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3) Estruture seu Layout, Arquivos e Documentos
O sistema de arquivamento é a espinha dorsal da organização de qualquer departamento jurídico. Organizar arquivos de papel e arquivos digitais com classificações inteligentes é essencial para operar com eficiência. É importante que você desenvola um sistema que se aplique a todos os arquivos para garantir a continuidade da prática por todo o time. Isso ajudará a todos no momento de procurar um documento específico dentro de um arquivo físico ou rede no servidor da empresa.
Se possível, escreva um manual com regras claras sobre (i) a nomenclatura de arquivamento dos documentos; (ii) o local de salvamento para cada tipo de arquivo; (iii) a classificação de confidencialidade para cada tipo de documento e o (iv) período de retenção e descarte dos documentos, incluindo a gestão de arquivo morto. Determine quem poderá acessar seus arquivos na empresa e estabeleça bloqueios de acesso para servidores internos, nuvens e e-mails. Documentos físicos com conteúdo sensível deverão ser arquivados em móveis que contenham cadeados ou chaves para bloqueio de acesso. Defina quem cuidará desses arquivos e liberará os acessos quando necessário.
É altamente recomendável dedicar alguns minutos diários para examinar os arquivos e documentos salvos em seu computador ou mesa de trabalho, assegurando-se de fazer o salvamento nos locais corretos e indicados pelo gestor. Treinar os advogados internos nesse sentido será fundamental para a observância da regra. O gestor também deverá garantir que as regras para a gestão de arquivo estão sendo seguidas. Uma pesquisa mensal por amostragem nos arquivos digitais e físicos pode ser feita periodicamente no sentido de verificar se os documentos são salvos com a nomenclatura e classificação corretas.
Além disso, o layout do seu departamento jurídico está diretamente relacionado à eficiência da gestão de arquivo interno e pode afetar a organização da empresa. Imagine que sua diretoria solicita um documento que leva horas para ser encontrado. Uma gestão documental eficiente evita situações como essa que colocam a reputação e performance do seu departamento à prova.
Por isso, regras de gestão de arquivo e o layout são importantes: se o seu departamento não conta com um espaço e uma estrutura física funcional, isso, certamente, diminuirá sua capacidade de se manter organizado e eficiente durante o dia. Assim, ao projetar sua área é importante ter os seguintes itens em mente:
- Escolha móveis e estruturas que abarquem suas necessidades e que sejam funcionais. Ter armários, mesas e gaveteiros aptos à guarda de livros, materiais de escritório e outros objetos é melhor do que optar por um só tipo de estrutura;
- Dê preferência para espaços de armazenamento verticais e com maior espaço em profundidade para a guarda de arquivo;
- Opte por móveis que possibilitem o armazenamento aberto e fechado de documentos. Essa estrutura favorece o acesso fácil a documentos e itens consultados várias vezes no dia a dia, mas, também protege e mantém em segurança os arquivos sensíveis que devem contar com travas de acesso;
- Adote uma estrutura que permita uma visão geral pelo gestor de todos os colaboradores do departamento e que possibilite a comunicação entre eles. Optar por um layout alinhado à cultura do negócio no que tange ao estilo, design e cores do seu departamento também é fundamental para refletir os valores da empresa.
4) Adote Ferramentas Tecnológicas
A utilização de tecnologia pelo departamento jurídico é imprescindível para uma atuação segura e eficiente. Como exemplo, usar um software de faturamento das horas contratadas por clientes é muito mais eficiente do que fazer esse controle manualmente em papel.
Do mesmo modo, softwares de gestão de arquivos reduzem a utilização de papel e o espaço necessário no seu arquivo, fornecem acesso a informações de forma segura e acurada melhorando a comunicação e a medição de resultados pelo seu departamento.
Existem inúmeros softwares jurídicos que podem ser adotados pela sua área trazendo organização e eficiência. Podemos citar, como exemplos, sistemas de gestão de orçamento, gestão documental, gerenciamento de banco de dados, oferecimento de modelos, elaboração de documentos, controles de horas trabalhadas, distribuição de tarefas, gestão de projetos, sistemas de comunicação online, webcast, videoconferência e muito mais.
No atual contexto em que os departamentos jurídicos precisam ganhar eficiência e reduzir custos, o uso da tecnologia não é uma ameaça às profissões jurídicas, mas, uma grande aliada à sua atuação. Ferramentas tecnológicas farão o trabalho repetitivo e burocrático, conferindo mais tempo aos gestores e advogados internos para que se dediquem a tarefas de natureza intelectual e estratégica.
Logo, a aposta em tecnologia é fundamental para Jurídicos bem organizados e alinhados à cultura da inovação. Conforme tratamos em nosso texto sobre inovação para departamentos jurídicos, as principais inovações tecnológicas para a área incluem os seguintes serviços e sistemas: (i) automatização de tarefas repetitivas e burocráticas como assinaturas de contratos, controle de prazos processuais, elaboração e interpretação de documentos jurídicos simples, entre outros; (ii) jurimetria e análise preditiva, aplicando dados estatísticos à pesquisa jurisprudencial para projetar os cenários prováveis no desfecho de um litígio, como o serviço da Turivius que você pode conhecer aqui e, (iii) plataformas de resolução de disputas na internet (online dispute resolution – ODR), que oferecem serviços de mediação e negociação, prevenindo o ajuizamento de ações em face da empresa.
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Com o uso da tecnologia como ativo do seu departamento, a performance e expertise da área ganham destaque, trazendo visibilidade para o seu time e possibilidades de investimentos futuros.
Defina Metas e tenha um Planejamento Estratégico
Uma boa organização interna é imprescindível por parte de todos os departamentos de um negócio. Entretanto, no universo do Jurídico interno essa necessidade é ainda maior considerando o papel relevante e estratégico do setor na estrutura geral da empresa. Quaisquer melhorias em sua organização e gestão podem ser rapidamente sentidas nas outras áreas da empresa.
Um dos itens importantes para uma boa organização do Jurídico é estabelecer metas úteis por período. Os departamentos jurídicos nem sempre se prestam a definir metas objetivamente como as unidades de negócio da empresa, entretanto, definir metas é importante e uma grande oportunidade para fazer um balanço de muitas coisas.
O estabelecimento de metas por período ou atreladas a projetos específicos é uma oportunidade de divulgar o departamento e todas as coisas excelentes nas quais ele está engajado. Por meio dessas metas, é possível obter uma compreensão sobre o que é essencial ao negócio e o feedback necessário sobre o que poderia melhorar no futuro. Por isso, você deve pensar em metas como oportunidades, abraçando o processo, pois quanto maior for a meta e o resultado alcançado, maior será a recompensa e visibilidade para o seu departamento.
O estabelecimento de metas na sua área depende dos objetivos estratégicos da empresa para aquele determinado espaço de tempo ou situação específica. De qualquer modo, existem algumas metas comuns e muito utilizadas pelos departamentos jurídicos que podem ser definidas e organizadas em um Planejamento estratégico.
Como exemplos, têm-se as seguintes (i) manter e treinar uma equipe de profissionais especialistas e necessários ao departamento; (ii) cumprir os objetivos fixados de acordo com o orçamento fixado para o período; (iii) concluir acordos comerciais estratégicos e de alta receita para a empresa; (iv) reduzir o número de litígios por meio de ações preventivas e técnicas de mediação de conflitos; (iv) rever contratos com escritórios terceirizados para economizar no orçamento do período, etc.
Para entender quais deveriam ser as suas metas, é importante entender o passado do departamento e da empresa, se houver, e avaliar como o departamento reagiu em relação às metas do passado. Existe algum objetivo que vale a pena repetir ou que o time deixou pendente? O departamento verificou alguma metodologia mais adequada para aferir seus resultados? As ferramentas tecnológicas adotadas trouxeram os resultados esperados?
Algumas práticas podem ser interessantes para entender quais devem ser suas metas futuras. Além de analisar seus dados e evidências internas que apontam para as melhorias necessárias e êxitos alcançados, é importante extrair conclusões que suportem metas vindas de outras fontes. Assim, é altamente recomendado que antes de definir suas metas, você:
- Dialogue com seus clientes e entenda expectativas sobre o seu departamento;
- Compreenda o que está em andamento no planejamento estratégico da empresa para inserir o que se relaciona ao Jurídico nas suas metas;
- Pesquise e se informe sobre os temas que estão em alta no mundo jurídico, incluindo novas legislações e entendimentos jurisprudenciais sobre temas que afetam o seu negócio;
- Avalie a necessidade de treinar pessoas e atualizar os conhecimentos e habilidades do seu time;
- Identifique novas métricas para aferir seus resultados e associe cada meta a uma metodologia de medição relacionada;
- Revise as metas com a sua equipe de forma horizontal e participativa, monitorando as ações realizadas para a sua implementação.
O departamento jurídico deve estar posicionado como uma área estratégica na empresa a fim de que seja visto como um centro de soluções e não de custos, conforme tratamos em texto anterior sobre boas práticas de gestão estratégica para o Jurídico.
Conclusão
Em conclusão, a chave para uma organização eficiente e bem estruturada da sua área passa pela compreensão das reais necessidades do negócio e uma visão jurídica e empresarial apoiada pelo seu time interno. Manter as pessoas envolvidas “na mesma página” e remando na mesma direção, como parceiros de negócio da empresa, é sucesso garantido para a organização do seu departamento jurídico.
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