Checklist para departamentos jurídicos: 5 práticas de gestão adotar agora (Parte I) - Turivius
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Ana Catarina Alencar

Ana Catarina Alencar
Especialista em Direito Digital e Compliance. Mestre em Direito pela Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC). Professora no Curso de Graduação em Direito da Unisociesc/Joinville. 

Checklist para departamentos jurídicos: 5 práticas de gestão adotar agora (Parte I)

Turivius: sua nova forma de fazer pesquisa jurisprudencial tributária

Como implementar práticas de gestão estratégica no dia a dia de seu departamento jurídico e por onde começar? Conheça 5 práticas essenciais para a criação de valor pelo Jurídico interno colocando-o como protagonista na sua empresa.

O curso de Direito oferece uma série de conhecimentos que podem levar a uma carreira brilhante do ponto de vista técnico. Entretanto, algo que as graduações em Direito não ensinam é como gerir negócios, incluindo a infinidade de atividades e rotinas dos departamentos jurídicos onde seus alunos irão atuar no futuro. 

As empresas têm enfrentado o grande desafio de casar a prática do Direito com uma visão de negócios, integrando o departamento jurídico como uma unidade colaborativa e de gestão estratégica na estrutura geral da organização. Durante anos, os departamentos jurídicos foram vistos como “centrais de custos” trabalhando isoladamente com uma quantia considerável de profissionais eminentemente técnicos. Contudo, essa cultura vem cedendo espaço a um papel mais proativo por parte dos jurídicos internos como protagonistas no planejamento estratégico da empresa. 

Fato é que uma boa gestão é imprescindível por parte de todos os departamentos de um negócio. Entretanto, no universo do Jurídico interno essa necessidade é ainda maior considerando o papel relevante e estratégico do setor na estrutura geral. Quaisquer melhorias em sua performance, organização e gestão podem ser rapidamente sentidas nas outras áreas da empresa, assim como um eventual decaimento do seu desempenho.  

Por isso, departamentos jurídicos não devem atuar como “ilhas” em uma organização, mas, como engrenagens que entrelaçam e criam pontos de contato entre as várias áreas do negócio. Um setor jurídico que possui gestão ineficiente refletida em problemas de comunicação entre áreas, falhas na gestão da informação e falta de real compreensão do negócio pode causar sérios danos a toda uma empresa. 

Logo, adotar práticas de gestão estratégica significa impulsionar a melhoria de rotinas e atividades realizadas pelo departamento com foco em qualidade, redução de custos e administração de riscos.  Além de demonstrar o valor da área para a empresa, uma boa gestão traz visibilidade ao trabalho dos advogados internos criando um diferencial competitivo para a equipe que reúne competências técnicas, mas, também estratégicas. 

As práticas de gestão estratégica devem ser adotadas segundo os pontos específicos a serem melhorados em cada empresa. Logo, a escolha de cada uma delas deve levar em conta o porte da organização, o número de profissionais do departamento jurídico, o escopo do negócio, entre outras variáveis. 

Para iniciar sua implementação em forma de checklist, compilamos 10 práticas principais que não podem faltar em seu departamento jurídico e que garantirão destaque ao seu trabalho dentro da empresa. 

Apresentaremos as Práticas 1 a 5 nesse artigo. Esse são as cinco práticas para você apenas ‘fazer o básico bem feito’. Ou seja, é o mínimo que você deve fazer para que seu departamento jurídico faça a jornada de ‘centro de custos’  para ‘central de soluções’. As 6 a 10 virão em seguida.

1) Conheça bem o negócio que você atende 

Para gerir o departamento jurídico de uma empresa com eficiência, você deve entender o negócio que atende na mesma medida que os gerentes de outras áreas. Conhecer os processos produtivos, rotinas internas, riscos, faturamento, posição no mercado, entre outros detalhes da sua empresa é fundamental. 

Em regra, a cultura dos advogados sempre foi voltada ao exame de um conjunto de fatos e à identificação das questões jurídicas importantes, a fim de fornecer recomendações sobre elas. Entretanto, um gestor jurídico deverá ter sempre em mente que essas questões jurídicas são parte de um objetivo maior que é administrar o negócio e fazer com que ele gere lucro. 

Assim, a função do departamento jurídico passa a ser a de compreender os riscos do negócio e auxiliar em sua gestão. Por isso, o conhecimento satisfatório das operações da empresa é essencial para o correto aconselhamento jurídico e gerenciamento de custos, atividades, rotinas, entre outras atividades que estão interconectadas e realizam um propósito específico dentro da empresa.

Seu Jurídico interno deverá estar conectado às demais áreas, participar de treinamentos e reuniões estratégicas, desenvolver e desafiar ideias, expondo as suas próprias. Trata-se de assumir uma postura de ownership entendendo o que cria valor para a empresa e como isso pode ser relacionado com o trabalho realizado pelo seu departamento.

2) Tenha uma postura proativa e não reativa 

Um departamento reativo é aquele que apenas “reage” às demandas quando provocado. Esse tipo de departamento apenas se “move” quando surge algum litígio judicial, reclamação de consumidor e outras possíveis ações de terceiros. Entretanto, essa não é a postura mais indicada para os departamentos jurídicos inovadores e eficazes. Pensar com empreendedorismo também faz parte da gestão estratégica do Jurídico interno. 

Departamentos jurídicos que adotam uma postura proativa, inovadora e atenta às tendências contribuem melhor para a lucratividade do negócio, trazendo melhorias internas e sugestões relevantes para as decisões estratégicas da empresa. 

Além disso, essa postura faz toda a diferença para uma gestão que gera valor e protege o negócio da empresa. O trabalho jurídico não deve ser visto como uma atividade passiva que apenas age quando é procurada, mas, deve contribuir ativamente para o monitoramento da conformidade do negócio. 

Neste sentido, a gestão proativa do Jurídico é fundamental para detectar iniciativas de alto risco ou erros em processos e procedimentos internos que possam resultar em condenações judiciais ou prejuízos a marca no mercado. Adicionalmente, esse novo mindset traz relevância e visibilidade para os advogados internos tornando sua postura proativa um diferencial importante para a progressão de carreira na organização. 

3) Estabeleça um planejamento estratégico

“Planejamento estratégico” é um termo amplo com diversas possibilidades de aplicação. Entretanto, no universo de um departamento jurídico pode ser definido como o desenvolvimento de um plano de negócios pragmático que articula os objetivos maiores de sua organização e ações necessárias para alcançá-los dentro do departamento e em um dado espaço de tempo. 

Princípios básicos de planejamento estratégico incluem determinar metas, estabelecer um cronograma estimado, bem como designar pessoas e recursos necessários à conclusão das ações propostas. Independentemente da natureza ou da complexidade das atividades desempenhadas por sua área, essas técnicas de planejamento também podem ser aplicadas por profissionais do Direito. 

Um bom planejamento é o início de qualquer gestão jurídica eficiente, uma vez que possibilita uma visão de longo prazo e projeção de tendências para o futuro. Gestores jurídicos devem saber para onde o departamento está indo e direcioná-lo na mesma rota perseguida pela empresa. 

Além disso, o planejamento do seu departamento o posiciona como área estratégica na empresa a fim de que seja visto como centro de soluções e não de custos. Por conseguinte, planejar as metas do seu departamento, tempo e forma de atingi-las é fundamental. 

4) Adote métricas de desempenho

Métricas são critérios de análise que servem para medir o desempenho das atividades, serviços e parceiros do seu departamento. Essas métricas podem ser utilizadas, posteriormente, para a construção de indicadores aplicáveis à realidade da área. 

Sem métricas, a gestão do departamento é feita às cegas, ou seja, é uma gestão fadada a uma série de dificuldades, especialmente, no que diz respeito à tomada de decisão, uma vez que não haverá evidências para baseá-la e orientar o gestor.

Conforme abordamos em nosso texto sobre métricas para departamentos jurídicos é importante optar por métricas que façam sentido na sua área. Por isso, variáveis como o porte da empresa, o número de profissionais no departamento, o número de escritórios de advocacia que são parceiros, os valores do orçamento anual, entre outras, devem ser analisadas.

Dentre as principais métricas adotadas e recomendadas internacionalmente por departamentos jurídicos estão as seguintes: (i) despesas por orçamento, (ii) despesas por tipo ou por assunto, (iii) custos com escritórios externos, (iv) duração e exposição à litígios e (v) carga de trabalho da equipe. Todas elas servem ao melhor entendimento do negócio e do papel do seu departamento jurídico dentro dele com base em evidências e dados concretos.

Leia também:

Métricas para Departamentos Jurídicos:  descubra quais são as principais!

5) Invista em tecnologia e inovação

Os departamentos jurídicos precisam ganhar eficiência, reduzir custos e mostrar o valor do seu trabalho para a empresa. Neste ponto, o uso da tecnologia não é uma ameaça às profissões jurídicas, mas, uma grande aliada para os resultados do departamento. Ferramentas tecnológicas farão o trabalho repetitivo e burocrático, criando janelas de tempo para que gestores e advogados internos se dediquem a tarefas mais estratégicas e relevantes.  

Logo, a aposta em tecnologia é fundamental para departamentos jurídicos alinhados a cultura da inovação e segurança de dados, alocando tempo, recursos e expertise de forma otimizada. 

Conforme tratamos em nosso texto sobre inovação para departamentos jurídicos, as principais inovações tecnológicas para a área incluem os seguintes serviços: 

(i) automatização de tarefas repetitivas e burocráticas como assinaturas de contratos, controle de prazos processuais, elaboração e interpretação de documentos jurídicos simples, entre outros; (ii) jurimetria e análise preditiva, aplicando dados estatísticos à pesquisa jurisprudencial para projetar os cenários prováveis no desfecho de um litígio, como o serviço da Turivius que você pode conhecer aqui e, (iii) plataformas de resolução de disputas na internet (online dispute resolution – ODR), que oferecem serviços de mediação e negociação, prevenindo o ajuizamento de ações em face da empresa.  

Com o uso da tecnologia como ativo do seu departamento, a performance e expertise da área ganham destaque e competitividade, trazendo visibilidade para o seu time e possibilidades de investimentos futuros. Os benefícios ao departamento são inúmeros e o quanto antes colocados em prática, melhores e maiores os seus resultados.  

Leia também:

Inovação para Departamentos Jurídicos: 4 dicas para colocar em prática

As Práticas 1 a 5 desse artigo são o mínimo que você precisa saber para  fazer para que seu departamento jurídico faça a jornada de ‘centro de custos’  para ‘central de soluções’. 

 No próximo artigo, as Práticas  6 a 10 são necessárias para que seu departamento se integre melhor ao negócio que você serve. Com essas práticas, você verá que, por exemplo, pode fazer sentido você cursar um MBA logo após a sua formação jurídica e a importância de estabelecer sua rede de contatos e reputação dentro da empresa que você serve. Aguarde!

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