Checklist para Departamentos Jurídicos: 5 Práticas de gestão para adotar agora

Conheça 5 práticas essenciais para a criação de valor pelo Jurídico interno colocando-o como protagonista na sua empresa.
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Ana Catarina Alencar
Advogada | Especialista em Direito Digital e Compliance | Coordenadora da Revista Eletrônica da OAB/Joinville | Professora | Mestre em Filosofia e Teoria do Direito | Especialista em Inteligência Artificial e Direito

Introdução

Como implementar práticas de gestão estratégica no dia a dia de seu departamento jurídico e por onde começar? Conheça 5 práticas essenciais para a criação de valor pelo Jurídico interno colocando-o como protagonista na sua empresa.

O desafio da gestão para departamentos jurídicos

Os cursos de Direito preparam brilhantemente para a carreira técnica, mas raramente cobrem a gestão de negócios, que é fundamental para advogados que se veem em departamentos jurídicos. As empresas enfrentam o desafio de unir a prática do Direito com a visão de negócios, algo essencial para a integração do departamento jurídico como uma unidade colaborativa e estratégica na organização.

Durante anos, esses departamentos foram vistos como centrais de custos operando isoladamente, mas essa visão está mudando para um papel mais proativo e estratégico.

Práticas essenciais de Gestão

Uma gestão eficaz é crucial para qualquer departamento de um negócio, especialmente no universo jurídico, onde o impacto das práticas de gestão pode ser rapidamente sentido em outras áreas da empresa.

Departamentos jurídicos eficientes não operam como ilhas; eles são engrenagens que interagem e criam pontos de contato com diversas áreas do negócio.

Logo, adotar práticas de gestão estratégica significa impulsionar a melhoria de rotinas e atividades realizadas pelo departamento com foco em qualidade, redução de custos e administração de riscos.  Além de demonstrar o valor da área para a empresa, uma boa gestão traz visibilidade ao trabalho dos advogados internos criando um diferencial competitivo para a equipe que reúne competências técnicas, mas, também estratégicas. 

As práticas de gestão estratégica devem ser adotadas segundo os pontos específicos a serem melhorados em cada empresa. Logo, a escolha de cada uma delas deve levar em conta o porte da organização, o número de profissionais do departamento jurídico, o escopo do negócio, entre outras variáveis. 

Para iniciar sua implementação em forma de checklist, compilamos 10 práticas principais que não podem faltar em seu departamento jurídico e que garantirão destaque ao seu trabalho dentro da empresa. 

1) Conheça bem o negócio que você atende 

Para gerir o departamento jurídico de uma empresa com eficiência, você deve entender o negócio que atende na mesma medida que os gerentes de outras áreas. Conhecer os processos produtivos, rotinas internas, riscos, faturamento, posição no mercado, entre outros detalhes da sua empresa é fundamental. 

Em regra, a cultura dos advogados sempre foi voltada ao exame de um conjunto de fatos e à identificação das questões jurídicas importantes, a fim de fornecer recomendações sobre elas. Entretanto, um gestor jurídico deverá ter sempre em mente que essas questões jurídicas são parte de um objetivo maior que é administrar o negócio e fazer com que ele gere lucro. 

Assim, a função do departamento jurídico passa a ser a de compreender os riscos do negócio e auxiliar em sua gestão. Por isso, o conhecimento satisfatório das operações da empresa é essencial para o correto aconselhamento jurídico e gerenciamento de custos, atividades, rotinas, entre outras atividades que estão interconectadas e realizam um propósito específico dentro da empresa.

Seu Jurídico interno deverá estar conectado às demais áreas, participar de treinamentos e reuniões estratégicas, desenvolver e desafiar ideias, expondo as suas próprias. Trata-se de assumir uma postura de ownership entendendo o que cria valor para a empresa e como isso pode ser relacionado com o trabalho realizado pelo seu departamento.

2) Tenha uma postura proativa e não reativa 

Um departamento reativo é aquele que apenas “reage” às demandas quando provocado. Esse tipo de departamento apenas se “move” quando surge algum litígio judicial, reclamação de consumidor e outras possíveis ações de terceiros. Entretanto, essa não é a postura mais indicada para os departamentos jurídicos inovadores e eficazes. Pensar com empreendedorismo também faz parte da gestão estratégica do Jurídico interno. 

Departamentos jurídicos que adotam uma postura proativa, inovadora e atenta às tendências contribuem melhor para a lucratividade do negócio, trazendo melhorias internas e sugestões relevantes para as decisões estratégicas da empresa. 

Além disso, essa postura faz toda a diferença para uma gestão que gera valor e protege o negócio da empresa. O trabalho jurídico não deve ser visto como uma atividade passiva que apenas age quando é procurada, mas, deve contribuir ativamente para o monitoramento da conformidade do negócio. 

Neste sentido, a gestão proativa do Jurídico é fundamental para detectar iniciativas de alto risco ou erros em processos e procedimentos internos que possam resultar em condenações judiciais ou prejuízos a marca no mercado. Adicionalmente, esse novo mindset traz relevância e visibilidade para os advogados internos tornando sua postura proativa um diferencial importante para a progressão de carreira na organização.

3) Estabeleça um planejamento estratégico

“Planejamento estratégico” é um termo amplo com diversas possibilidades de aplicação. Entretanto, no universo de um departamento jurídico pode ser definido como o desenvolvimento de um plano de negócios pragmático que articula os objetivos maiores de sua organização e ações necessárias para alcançá-los dentro do departamento e em um dado espaço de tempo. 

Princípios básicos de planejamento estratégico incluem determinar metas, estabelecer um cronograma estimado, bem como designar pessoas e recursos necessários à conclusão das ações propostas. Independentemente da natureza ou da complexidade das atividades desempenhadas por sua área, essas técnicas de planejamento também podem ser aplicadas por profissionais do Direito. 

Um bom planejamento é o início de qualquer gestão jurídica eficiente, uma vez que possibilita uma visão de longo prazo e projeção de tendências para o futuro. Gestores jurídicos devem saber para onde o departamento está indo e direcioná-lo na mesma rota perseguida pela empresa. 

Além disso, o planejamento do seu departamento o posiciona como área estratégica na empresa a fim de que seja visto como centro de soluções e não de custos. Por conseguinte, planejar as metas do seu departamento, tempo e forma de atingi-las é fundamental. 

4) Adote métricas de desempenho

Métricas são critérios de análise que servem para medir o desempenho das atividades, serviços e parceiros do seu departamento. Essas métricas podem ser utilizadas, posteriormente, para a construção de indicadores aplicáveis à realidade da área. 

Sem métricas, a gestão do departamento é feita às cegas, ou seja, é uma gestão fadada a uma série de dificuldades, especialmente, no que diz respeito à tomada de decisão, uma vez que não haverá evidências para baseá-la e orientar o gestor.

Conforme abordamos em nosso texto sobre métricas para departamentos jurídicos é importante optar por métricas que façam sentido na sua área. Por isso, variáveis como o porte da empresa, o número de profissionais no departamento, o número de escritórios de advocacia que são parceiros, os valores do orçamento anual, entre outras, devem ser analisadas.

Dentre as principais métricas adotadas e recomendadas internacionalmente por departamentos jurídicos estão as seguintes:

(i) despesas por orçamento,

(ii) despesas por tipo ou por assunto,

(iii) custos com escritórios externos,

(iv) duração e exposição à litígios e

(v) carga de trabalho da equipe.

Todas elas servem ao melhor entendimento do negócio e do papel do seu departamento jurídico dentro dele com base em evidências e dados concretos.

Leia também:

Métricas para Departamentos Jurídicos:  descubra quais são as principais!

5) Invista em tecnologia e inovação

Os departamentos jurídicos precisam ganhar eficiência, reduzir custos e mostrar o valor do seu trabalho para a empresa. Neste ponto, o uso da tecnologia não é uma ameaça às profissões jurídicas, mas, uma grande aliada para os resultados do departamento. Ferramentas tecnológicas farão o trabalho repetitivo e burocrático, criando janelas de tempo para que gestores e advogados internos se dediquem a tarefas mais estratégicas e relevantes.  

Logo, a aposta em tecnologia é fundamental para departamentos jurídicos alinhados a cultura da inovação e segurança de dados, alocando tempo, recursos e expertise de forma otimizada. 

Conforme tratamos em nosso texto sobre inovação para departamentos jurídicos, as principais inovações tecnológicas para a área incluem os seguintes serviços: 

(i) automatização de tarefas repetitivas e burocráticas como assinaturas de contratos, controle de prazos processuais, elaboração e interpretação de documentos jurídicos simples, entre outros;

(ii) jurimetria e análise preditiva, aplicando dados estatísticos à pesquisa jurisprudencial para projetar os cenários prováveis no desfecho de um litígio,

(iii) plataformas de resolução de disputas na internet (online dispute resolution – ODR), que oferecem serviços de mediação e negociação, prevenindo o ajuizamento de ações em face da empresa.  

Com o uso da tecnologia como ativo do seu departamento, a performance e expertise da área ganham destaque e competitividade, trazendo visibilidade para o seu time e possibilidades de investimentos futuros. Os benefícios ao departamento são inúmeros e o quanto antes colocados em prática, melhores e maiores os seus resultados.  

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Inovação para Departamentos Jurídicos: 4 dicas para colocar em prática

6) Seja fluente na linguagem dos negócios 

Gestores jurídicos devem ter “fluência na linguagem dos negócios”. Isso é vital para sua credibilidade como líder na empresa e garante a capacidade de tradução de conceitos jurídicos complexos em termos simples e com valor comercial para a organização. 

Essa situação se aplica no diálogo com todas as áreas da empresa e pode ser vista, especialmente, na interface entre o departamento financeiro ou contábil e o departamento jurídico. Muitas vezes, profissionais do Direito têm dificuldades de participar das discussões desses departamentos devido à falta de “fluência” em sua linguagem. Compreender termos específicos do negócio é uma necessidade e uma vantagem a qualquer profissional que se comunique bem.

Considerando que o Jurídico deve ser uma “central de soluções” para a empresa participando proativamente na criação de valor, compreender o funcionamento do negócio e ter fluência no diálogo com suas áreas é um ponto de extrema atenção para gestores e suas equipes. A maior ou menor fluência na linguagem de negócios do seu departamento pode distanciar ou criar sinergia na sua organização.

7) Invista em comunicação e estabeleça networking

Além de “fluência na linguagem dos negócios”, departamentos jurídicos eficientes devem buscar práticas de comunicação clara, objetiva e positiva. Desde a elaboração de comunicações internas, diálogos e reuniões, até a resolução de conflitos, o departamento jurídico deve transmitir uma mensagem acessível e bem alinhada ao estilo de comunicação interna da própria empresa. 

Esse tipo de comunicação prática e acessível a todos, independentemente da área de formação, contribui para que o Jurídico seja visto como um canal aberto e antenado às necessidades da empresa. A linguagem jurídica rebuscada, as recomendações jurídicas inconclusivas sem engajamento com o negócio e a hesitação para a tomada de riscos devem ser substituídas por uma visão empresarial moderna. 

Adicionalmente, fazer networking dentro da empresa é fundamental para o sucesso de qualquer departamento e isso não poderia ser diferente em relação ao departamento jurídico. Ter relacionamentos com colegas de outros departamentos, compreendendo suas dores e gargalos ajuda a ganhar credibilidade e fornecer as melhores recomendações jurídicas sempre que necessário.  

Manter-se isolado é, portanto, um erro crucial, já o Jurídico não atua sozinho.  Estar conectado com as outras áreas é essencial para que toda a empresa alcance bons resultados. Além disso, conhecer as expectativas de consumidores e fornecedores de sua organização também pode auxiliar o Jurídico a desempenhar suas atividades de modo mais estratégico. 

8) Capacite e motive sua equipe 

Como acontece em qualquer outra área, uma gestão eficiente de recursos humanos é fundamental ao sucesso do time. Para tanto, é importante estabelecer métricas de performance e monitoramento das tarefas atribuídas a cada membro de sua equipe. Esse acompanhamento sob a forma de métricas ajuda a compreender quais são as demandas que necessitam de revisão contínua e repetitiva ou que não obedecem aos cronogramas e prazos previstos. 

Atribuir papéis e direcionar as pessoas para as atividades certas também são pontos chaves para o melhor desempenho do seu departamento. É importante que o gestor estabeleça programas de capacitação e cursos, a fim de treinar os profissionais do Jurídico para que tenham um nível de expertise e conhecimento técnico adequado às suas tarefas. 

Capacitar pessoas e motivá-las é fundamental para o bem-estar dos profissionais de seu departamento e o clima organizacional geral na empresa. Iniciativas de reconhecimento de funcionários de alto desempenho ou a criação de iniciativas para melhoria de profissionais com baixa performance são altamente indicadas. 

É importante que o gestor tenha um olhar sensível às necessidades dos atores envolvidos, criando estímulos para que se sintam parte integrante da missão da empresa. Pessoas engajadas e com senso de importância para o contexto onde estão inseridas são levadas a trabalhar com mais afinco e determinação, beneficiando todo o departamento e a empresa. 

9) Tenha foco em compliance e proteja a reputação do seu negócio

Um departamento jurídico focado em ética e compliance é fundamental para gerar valor ao negócio. Isso porque, medidas de “conformidade” atuam na proteção da reputação da marca e do nome empresarial a longo prazo.  Atualmente, prejuízos de marca e reputação podem ter um alto preço dificultando a própria continuidade da empresa no mercado. 

Danos ao nome e a marca reduzem a possibilidade de investimentos externos e a valorização dos serviços por parte dos consumidores. Por isso, um departamento jurídico atento às boas práticas de ética e governança corporativa é essencial. Além de assumir um caráter estratégico, o Jurídico atua preventivamente, neste caso, assegurando longevidade da organização. 

Em momentos de crise, muitas empresas violam expectativas éticas para obter “vantagens” que prejudicam sua imagem. No contexto da “cultura de cancelamento” operante na sociedade brasileira, algumas questões devem ser tratadas com a devida sensibilidade perante o público-alvo da empresa. É papel do departamento jurídico orientar essas decisões que possam destoar dos limites éticos e jurídicos aplicáveis, orientando posicionamentos de marca, discursos e práticas que possam ser rechaçadas por consumidores fidelizados. 

Esse estilo de gestão alinhado à sustentabilidade do negócio e da marca é focado na mitigação dos riscos existentes, fortalecendo as relações de confiança e transparência com consumidores e parceiros de negócios.

10) Monitore e revise suas práticas de gestão periodicamente

Por fim, para assegurar o sucesso das práticas de gestão adotadas é imprescindível monitorá-las e revisá-las periodicamente. Algumas boas práticas podem ser substituídas ou incrementadas, conforme as necessidades do departamento e o próprio crescimento do negócio ao longo do tempo. 

Além disso, revigorar o “ciclo de vida” das práticas adotadas é essencial para mensurar seus resultados com precisão e extrair os indicadores certos. O acompanhamento de todas as atividades executadas no departamento, seus custos internos e externos, o capital humano envolvido, entre outras métricas, também deve ser feito continuamente. 

Conclusão

Todos esses itens compõem o “retrato” do departamento em seus vários momentos e determinam as práticas que deverão ser revistas ou continuadas. Trata-se de considerar o tempo como um componente inevitável do processo, o qual aponta para a adoção de novas práticas ou para a implementação de medidas corretivas e ajustes ao seu checklist.  

Concluindo, gestores jurídicos devem ter em mente que em eras disruptivas e desafiadoras como a nossa, todos os departamentos de uma empresa precisam justificar sua existência e demonstrar seu valor.

Por isso, aqueles departamentos que utilizam boas práticas de gestão e apresentam seus resultados de forma mensurável terão maior chance de êxito e consequente valorização dentro da empresa. Para assegurar-se desse objetivo, é necessário implementar seu checklist agora, tornando seu departamento um protagonista do negócio.

Sumário

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