A cobrança quanto à redução de custos e gestão mais eficiente se encontra presente no dia a dia de departamentos jurídicos, o que exige desses profissionais a adoção de boas práticas a fim de atuarem com maior produtividade e atenderem às demandas existentes.
Segundo estudo feito pela Deloitte ao tratar sobre departamentos jurídicos do futuro, fica evidente que esse setor já vem sendo impactado pela disrupção provocada pelo uso de tecnologia.
A pesquisa menciona, ainda, os “três A’s” (automação, inteligência artificial e analytics) como sendo alguns dos recursos que se farão presentes na rotina de departamentos jurídicos do futuro.
Acompanhe o artigo para aprofundar no tema e descobrir importantes práticas para a gestão de departamentos jurídicos, tornando-os mais eficientes e estratégicos para o negócio em qual estão inseridos.
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1) Comunicação clara com os demais setores
Independentemente do nicho de atuação, sempre que falamos em gestão mais eficiente uma das primeiras dicas é a necessidade de uma comunicação clara com os envolvidos.
No contexto da gestão de departamentos jurídicos, investir em uma comunicação clara com os demais setores é essencial para a aplicação prática do compliance, o que torna viável o monitoramento quanto ao cumprimento das leis e regulamentos pelo restante da empresa.
Essa será mais uma oportunidade de mapear riscos e falhas nas quais o setor jurídico poderia agir previamente, implementando melhorias e agregando ainda mais valor com a sua atuação.
Ao ser envolvido em reuniões com outros setores e participar ativamente do dia a dia do negócio, o departamento jurídico passa a ser um aliado do negócio, familiarizando-se com o contexto em que está inserido.
Aqui também é importante estar atento ao fato de que nem sempre os demais setores da empresa estão adaptados ao famoso “juridiquês”, por isso se deve ter a preocupação de comunicar de forma clara, buscando maior proximidade da realidade dos demais.
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2) Automação de processos e uso de tecnologia
Investir tempo e dinheiro em processos manuais afeta negativamente o fluxo de trabalho, sendo não apenas pouco eficiente como também contraprodutivo.
Assim, não é de hoje que se fala em automação de processos para departamentos jurídicos, sendo essa uma prática essencial para uma gestão estratégica. Porém, o que mudou de uns tempos para cá foi a possibilidade de contar com o uso de Inteligência Artificial para implementar melhorias no desenvolvimento de processos internos.
Vejamos a seguir alguns exemplos práticos de como a automação de processos pode contribuir para uma gestão mais estratégica de departamentos.
- Automatização do processo de gestão de contratos: contribuindo para a criação mais eficiente de contratos, com o respectivo gerenciamento de obrigações contratuais e renovações.
- Sistema de gestão de processos e prazos: permitem gerenciar processos e dispõem de contagem automática de prazos que economizam tempo e tornam o fluxo de trabalho mais produtivo.
- Jurimetria e volumetria: departamentos e escritórios de advocacia cada vez mais aproveitam a quantidade de dados disponível com o objetivo de tornar sua atuação orientada por estatísticas.
Assista abaixo ao vídeo em que o CEO da Turivius, Danilo Limoeiro, explica como a inteligência artificial é aplicada à jurimetria por tema e também dá dicas para transformar as estatísticas em insights para a prática jurídica.
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3) Uso de Analytics
Você já parou para pensar na quantidade de dados que departamentos jurídicos detém sob o seu controle?
Ao deixar de fazer uso dessas informações, empresas acabam perdendo a oportunidade de mapear seus principais gaps e departamentos perdem a chance de agregar valor com a sua atuação.
A compreensão e posterior ação em torno do uso de analytics em departamentos jurídicos também é um passo importante para uma gestão mais eficiente, possibilitando a tomada de decisões orientadas por dados.
A partir da análise de dados é possível calcular com maior precisão quais áreas de um negócio estão mais expostas a riscos, passando a acusar, por exemplo, a probabilidade de ocorrência de processos judiciais e multas deles decorrentes.
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Como dissemos no tópico anterior, ao contarem com recursos como jurimetria, por exemplo, advogados corporativos passam a tomar decisões a partir da análise estatística de dados, com base no comportamento dos tribunais e das partes envolvidas, o que os coloca em situação privilegiada quando comparado à concorrência.
Ou seja, ao terem conhecimento acerca do desempenho das teses comumente utilizadas, profissionais que atuam em departamentos contribuem para a redução de gastos e aumento das chances de vitória, fazendo um uso otimizado dos dados e tomando decisões a partir deles.
4) Contratação de profissionais
A intensa rotatividade de profissionais acaba sendo algo que prejudica a eficiência do fluxo de trabalho em departamentos jurídicos.
Isso porque, a cada nova contratação é preciso determinado período destinado à curva de aprendizado dos processos internos e culturais da empresa.
Em razão disso, o momento de contratação de profissionais também é uma prática estratégica a ser levada em consideração pelo gestor de departamentos jurídicos.
A contratação de profissionais capacitados, com experiência ou afinidade com o mercado em que o departamento jurídico está inserido e engajados com a cultura organizacional da empresa também são pontos a serem considerados para que o trabalho desempenhado pelo departamento jurídico se torne mais eficiente.
Além disso, para que o processo de contratação seja mais eficiente tenha em mente a necessidade de alinhar as expectativas de todos os lados, tanto em relação ao que o departamento jurídico necessita, quanto às expectativas de quem está em busca da oportunidade.
5) Cultive parcerias
Não raro, departamentos jurídicos precisam contar com parcerias para a resolução de processos de matéria diversa dos temas habitualmente tratados internamente, daí a importância de cultivar parcerias e contar com profissionais com especialidades distintas.
Essa também deve ser vista como uma oportunidade para networking e criação de uma rede de profissionais que colaboram e cooperam entre si.
Cultivar parcerias e terceirizar demandas também consistem em práticas que contribuem para o departamento jurídico ser mais eficiente e produtivo, otimizando sua performance e entrega de resultados.
6) Evoluindo com as necessidades do negócio
Há que se falar, ainda, dos desafios que surgem com os novos modelos e dinâmicas de negócio, uma vez que esses muitas vezes sequer possuem seu respaldo regulamentado na legislação.
Também nesse sentido é dever dos profissionais que constituem departamentos jurídicos pensarem de forma criativa e inovadora, encontrando meios legais de facilitar e viabilizar a continuidade dessas empresas.
Essa é uma realidade comum às startups, por exemplo, que muitas vezes estão propondo formatos de negócio nunca desenvolvidos até então, o que demanda do jurídico uma atuação que vai além do que está previsto em lei.
Assim, uma prática essencial para uma gestão estratégica de departamentos jurídicos e um grande diferencial para profissionais que neles atuam é a constante atualização e reciclagem quanto às novas possibilidades.
Uma dica importante: acompanhe o trabalho de outros gestores e converse com os seus colegas de profissão sobre desafios e conquistas alcançadas, compartilhar experiências e conhecimentos através do networking é um recurso valioso que deve ser aproveitado.
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