As operações legais e suas transformações frente às tecnologias

Quais as consequências das operações legais e como podemos melhor aplicar as tecnologias, sem abrir mão da capacidade das pessoas?
Daniela Pacheco
Daniela Pacheco

Numa pesquisa rápida na Internet sobre Legal Operation, é possível encontrar diversos artigos sobre o que é Legal Ops, sobre como é possível transformar suas operações legais, em como implementar melhores rotinas nas jurídicas etc.

operacoes legais

São as mais variadas formas e com diversos conceitos e experiências sobre o tema. Notamos um enorme avanço e procura, seja de escritórios de advocacia seja de departamentos jurídicos, todos querem ter uma área de Legal Ops, até mesmo as empresas de tecnologia.

O assunto virou hype. Mas, sabemos, nem sempre foi assim. Então vamos tentar compreender de que maneira os avanços e transformações, que tanto falamos e buscamos, têm afetado as operações legais. Mais do que isso, quais as consequências dessa chamada nova área do Direito e como podemos melhor aplicar as tecnologias, sem abrir mão da capacidade das pessoas?

O passado não condena

É inegável que Legal Operations seja um tema novo no ambiente jurídico, mas a operação não pode ser tratada de igual modo. Se aprofundarmos o tema, identificamos que no Brasil, por exemplo, o surgimento das grandes bancas de advocacia nas décadas de 80 e 90, somadas ao avanço da Era da Informação, causaram uma implosão de áreas administrativas. Áreas essas formadas por inúmeros profissionais em escritórios e empresas, dedicados a atividades estritamente manuais e operacionais, que consistia exatamente em apoiar o time jurídico. 

  • Diligência
  • Protocolo
  • Anotação / atualização nas fichas dos processos
  • Arquivista de pastas
  • Bibliotecários para gestão da informação
  • Agendamento nas agendas paulistas
  • Leitura, recorte e digitalização do Diários Oficiais
  • Fax
  • Conferência de notas e despesas
  • Cartórios, bancos e diligências etc.

Com o passar do tempo, tivemos a incorporação da tecnologia a essas mesmas rotinas. Os sistemas de gestão de processos passaram a ser bons aliados para as tarefas operacionais, mantendo cadastros de processos, acompanhamento de prazos e relatórios, num ambiente mais integrado e um pouco mais otimizado. As equipes administrativas, de BackOffice, de Controladoria Jurídica (ou qualquer outro nome), cresciam cada vez mais. Até então, não eram diferenciais e nem pontos de economia, apenas um apoio centralizado para separar quem era jurídico e quem não era.

Em outras palavras, não havia uma visão estratégica, tanto do ponto de vista do uso da tecnologia, quanto da equipe e dos seus processos.

Os primeiros impactos surgem com as mudanças naturais, seja da economia seja do judiciário. O reflexo é imediato em ambientes em que essas equipes são muito infladas. A tecnologia não é suficiente, nem mesmo as pessoas. É preciso haver processos, no sentido de procedimentos, que sejam consistentes, para que tenhamos, de fato, curvas de eficiência. E aí mora o perigo, a partir do momento que escritórios e departamentos não compreendiam que era preciso mais do que pessoas e tecnologias, tivemos as primeiras rupturas, em que as equipes, antes tão infladas, começaram a ser impactadas pelo custo e despesa.

Sabemos que a pandemia da Covid-19 trouxe a aceleração pelo uso de tecnologias mais autônomas, forçando escritórios e departamentos jurídicos a readequarem seus modelos e sistemas para gerenciamento de rotinas. Talvez esse tenha sido o grande ponto que permitiu mais olhares para o Legal Ops, que já estava acontecendo, mas não muito difundido.

Nesse sentido, começaram a surgir equipes menores, com profissionais mais qualificados e vocacionados. Dessa forma, naturalmente, escritórios de advocacia e departamentos jurídicos, começam a entrar numa nova Era das operações, numa Era em que temos as pessoas controlando tecnologias, gerenciando sistemas e orquestrando ferramentas, sendo parte da estratégia do negócio, não mais como mero apoio.

Legal Operations

Você com certeza sabe o que é Legal Operation, mas você já parou para pensar no que ele não é?

Legal Operations são o conjunto de todas as tarefas e demandas operacionais que norteiam as rotinas jurídicas, que não estejam sob responsabilidade exclusiva dos advogados e das equipes jurídicas e que, portanto, podem ser concentradas numa área com profissionais dedicados, multidisciplinares e que vão buscar eficiência, controle, padrão e melhorias contínua para o negócio. 

No entanto, não podemos considerar ou atribuir funções para o Legal Ops como de uma área de facilities, também não é financeiro, não é uma área de suprimentos e não é uma área de atendimentos.

Legal Operations pode, e até melhor que seja, uma área autônoma, que se relaciona com todas as demais áreas da empresa ou do escritório, mas ela tem seu viés no ambiente jurídico, não assumindo papeis que não se enquadram nessa condição.

Isso é interessante porque vemos muitas empresas e até escritórios tendo áreas de Legal Ops atuando com atividades que não são de Legal Ops, enquanto seus advogados e áreas jurídicas estão desempenhando as atividades de operações legais e não estritamente jurídicas.

Vamos ver esse exemplo abaixo:

  1. Uma distribuição de um prazo processual (seja de qual área for e podemos aplicar isso para uma área consultiva de escritório ou empresa).
  2. O trabalho do advogado é executivo e não o inverso.
  3. A área de operações legais tem toda a atribuição de monitorar, gerenciar, distribuir, alocar, acompanhar, garantir que essa demanda chegue ao seu destinaria final e que seja cumprida de maneira eficiente e segura.
  4. De maneira clara e objetiva, o volume da esteira operacional, deve estar concentrado na área de Legal Operations, liberando tendo ao jurídico para executar e operar as atividades estritamente jurídicas.
operacoes-legais

Quando invertemos essa ordem, ou seja, temos a área demandante sendo o jurídico para o Legal Ops, entramos na conhecida falta de padrão que muitos escritórios de departamentos conhecem. Por essa razão começamos a questionar, qual seria, então, o futuro para essa essa área? Ela faz parte da estrutura e do core do negócio?

O futuro para a área de Legal Operations

Olhando para a matriz do CLOC (Corporate Legal Operations Consortium), vemos uma estrutura composta por doze pilares que vão além da esfera das operações legais. São eles: 

  1. Business Intelligence (análise de dados)
  2. Gestão financeira
  3. Gestão de firma e fornecedores
  4. Governança da informação
  5. Gestão do conhecimento
  6. Otimização e saúde da organização
  7. Operações práticas
  8. Gestão de projetos e programas
  9. Modelos de entrega de serviços
  10. Planejamento estratégico
  11. Tecnologia
  12. Treinamento e desenvolvimento

Isso faz com que tenhamos a noção do quanto as operações legais são abrangentes e multidisciplinares, mas não somente isso, nos faz refletir o modelo e estrutura dessas equipes e qual tem sido o alcance delas dentro das organizações.

É óbvio que a matriz apresentada nos dá uma diretriz, podendo não ser aplicável à toda organização, mas através dela podemos mapear a estrutura do modelo operacional de uma equipe de Legal Operation, seja qual for seu tamanho.

Da mesma forma, notamos o quanto é imprescindível nessa estrutura a combinação de pessoas, processos e tecnologias. Por isso que a transformação das operações legais está muito vinculada à maneira como temos relacionado o uso das tecnologias no dia a dia, e de que maneira elas têm trazido eficiência e novas funcionalidades para ampliarmos o alcance do Legal Ops.

Legal Operations x Tecnologias

Legal Ops, portanto, não é uma ferramenta e, tampouco, um sistema, muito menos uma tecnologia. Mas é um conjunto de soluções, conjunto esse somado pela atuação pessoas, pela construção de processos e pela aplicação de tecnologias. 

Isso quer dizer que, por mais que tenhamos tecnologias muito bem desenvolvidas, precisamos entender e acolher que, elas só farão sentido se os processos forem bem desenhados e por pessoas qualificadas e vocacionadas. 

Por exemplo, quando falamos em automatizar determinado fluxo de trabalho repetitivo, para que ele seja mais dinâmico e otimizado, precisamos primeiramente avaliar, mapear e evidenciar as necessidades de cada parte dessa esteira. Caso contrário, iremos apenas tornar mais rápido e automatizado, um procedimento ineficiente (1).

Portanto, pensando em automação, ela permite que tenhamos mais agilidade e fluidez, mas se for bem construída e processada, sendo ainda monitorada, ela pode não ser eficiente.

Por isso precisamos estar atentos quando olhamos para a tecnologia, ela não é a garantia do sucesso para o resultado de uma operação. Vale destacar que, estima-se que o mercado de lawtechs e legaltechs deva crescer pelo menos 9,3% na próxima década, o que demonstra um enorme aquecimento desses novos modelos de serviços, frente às inúmeras mudanças e transformações que temos visto.

Uma delas, sem sombra de dúvidas, é o uso de inteligência artificial, que tem cada vez mais se tornado útil em diversas áreas da nossa sociedade. Podemos ver isso, muito de perto, por exemplo, nas análises preditivas, os estudos jurimetricos e até mesmo no próprio business intellingence. São verdadeiras fontes de enriquecimento de dados e informações, para apoiar a estragéia e diretriz dos negócios. E, indo além disso, podendo medir a capacidade do negócio, da empresa, das partes envolvidas, para que seja avaliada as condições para além de um processo.

E tudo isso estamos falando com base na operação, sendo construída com apoio de tecnologia e sendo bem desenvolvida com pessoas.

No entanto, essa ainda não é a grande mudança que estamos vendo, como reflexo de todo esse avanço das tecnologias nas operações legais. Isso porque sentimos cada vez mais uma transformação do mercado, que nos posiciona para determinadas direções, para que sejamos mais inovadores e competitivos, com foco no negócio e com menos custo. 

Traçando um paralelo nesse universo, sentimos a diferença quando começamos a mergulhar nesse mundo de streaming. Hoje temos acesso a múltiplos canais, por perfis, garantia de disponibilização daquele conteúdo e consumimos o quanto e o que queremos. Antes, quando íamos até a locadora, além do custo do trajeto, nem sequer tínhamos a garantia que o filme estaria lá, podendo pagar multa se não rebobinasse.

O exemplo é para refletir que a tecnologia, assim como fez desde o começo, transformando as operações de forma mais otimizada, equipes mais enxutas, está mudando o paradigma, para intuí-la à uma área autônoma, numa linha de prestação de serviços, onde seja garantida a entrega, mantida a segurança, conforme os perfis, categorias, regras e usuários. 

Na realidade esse modelo de negócio já caminha nessa direção em outras frentes, vemos outsourcing / BPO em áreas de RH, financeiras, contábeis etc. E pensando, sempre, no ambiente jurídico, identificamos que através disso, é possível desenvolver mais e melhor as operações, gerando qualificação com menor custo, sejam elas em escritórios de advocacia ou departamentos jurídicos. Ao final, o que se espera, de fato, é que os advogados possam estar focados no seu “negócio”, que não é nunca foi operacional. Por isso agora elevamos área de Legal Operations para um patamar de serviços e não mais de apoio ou de suporte às áreas jurídicas. Ela não é o core do business, ela também não é a estratégia, mas ela se torna o meio pelo qual se gerenciam e se executam as atividades de operações legais. É o que passaremos a chamar num futuro bem próximo de Legal Operate as a Service.

Referências:

(1) Paulo Silva, amigo e especialista em Legal Operations, comenta que: antes de realizar um processo de automação de tarefas, vamos rever os fluxos e necessidades dos clientes. Assim, evitamos de apenas tornar mais rápido um processo ineficiente.

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